Spese e rendicontazione
🔗 Apri nel BackOffice
- Foglio di rendicontazione
- la tabella da cui si compilano preventivo e consuntivo
- Spese - la griglia piatta di tutte le voci, utile per cercare o correggere una singola riga
- Categorie di spesa
- Cofinanziamento
- Scheda progetto - spese, documenti di spesa, budget e contributi si vedono anche dalle card Spese e Piano finanziario della scheda.
🎯 Cosa fa
Gestisce le spese sostenute per il progetto e la loro rendicontazione a FondItalia: categorizzazione delle spese, allegati documentali (fatture, ricevute, bonifici) e rispetto dei massimali che l'avviso impone per capitolo.
🧩 Concetti chiave
| Oggetto | Cosa rappresenta |
|---|---|
| Capitolo di spesa | Il raggruppamento su cui il fondo impone il vincolo percentuale. Ogni categoria appartiene a un capitolo. |
| Categoria di spesa | Anagrafica delle voci ammesse (es. "Costi docenza", "Costi aula"), ciascuna dentro un capitolo, con eventuale percentuale massima propria. |
| Spesa | Singola uscita registrata per il progetto: importo, categoria, data, e la risorsa a cui si riferisce. |
| Documento di spesa | Fattura/ricevuta/bonifico collegato alla spesa. Ha un ruolo: costo (fattura) o pagamento (bonifico). |
| CRO | Codice Riferimento Operazione: identificativo del bonifico bancario. |
| Riferimento progetto | Il codice progetto che deve comparire in fattura: senza, la spesa non è ammissibile per il fondo. |
I tre capitoli
| Capitolo | Cosa contiene | Vincolo |
|---|---|---|
| A | Costi propedeutici, di accompagnamento e finali | max 35% del contributo effettivo |
| B | Realizzazione delle attività formative | min 40% del contributo effettivo |
| D | Costi indiretti (forfait) | max 25% dei costi diretti (A + B) |
🕒 Quando usarlo
- Censire una nuova categoria di spesa dentro il capitolo giusto.
- Registrare una spesa sostenuta per il progetto.
- Allegare fattura e bonifico alla spesa come documenti.
- Verificare, prima di chiudere la rendicontazione, che nessun capitolo sia fuori dai massimali.
👣 Passi principali
Creare una categoria di spesa
- Menu Configurazione → FondItalia → Categorie di spesa.
- Compila:
- Codice, Nome
- Capitolo (A, B o D) - determina quale massimale si applica
- Percentuale massima (opzionale - limite proprio della singola categoria, distinto da quello del capitolo)
- Descrizione, Ordine
- Salva.
Registrare una spesa
Il modo normale di caricare le spese è il foglio di rendicontazione: si apre la cella del mese e si inseriscono le righe. La griglia Spese serve per cercare o correggere una voce singola.
Una spesa si compone di:
- Progetto e Categoria
- Importo (sempre maggiore di zero) e Data
- Descrizione e Note
- Riferimento progetto - il codice riportato in fattura
- Ore e Costo orario, per le voci a consumo di tempo
- una sola risorsa fra Personale EA, Docente e Aula/sede
Allegare documenti alla spesa
- Apri la spesa e aggiungi un documento.
- Compila:
- Spesa (pre-compilata)
- Ruolo documento: costo (fattura/ricevuta) o pagamento (bonifico)
- Documento (il file archiviato)
- CRO (se bonifico), Note
- Salva.
Ripeti per ciascun documento collegato alla stessa spesa: tipicamente una fattura e il relativo bonifico.
Se la spesa è legata a una persona di staff o all'Ente Attuatore del progetto, prima di caricare un file da zero controlla le caselle in cima allo step: propongono cedolino, F24 ed estratto conto già archiviati altrove, da agganciare con un clic. Vedi Documenti.
🗂️ Campi chiave
Categoria spesa
| Campo | Obbligatorio |
|---|---|
| Codice, Nome | Sì |
| Capitolo | Sì |
| Percentuale massima | No |
| Descrizione, Ordine | No |
| Attiva | No (default sì) |
Spesa
| Campo | Obbligatorio |
|---|---|
| Progetto | Sì |
| Categoria | Sì |
| Importo | Sì (maggiore di zero) |
| Descrizione | No |
| Data | No |
| Riferimento progetto | No (ma richiesto dal fondo per l'ammissibilità) |
| Ore, Costo orario | No |
| Personale EA / Docente / Aula-sede | No - al massimo uno dei tre |
| Note | No |
Documento spesa
| Campo | Obbligatorio |
|---|---|
| Spesa | Sì |
| Ruolo documento | Sì (costo / pagamento) |
| Documento | Sì |
| CRO | No (per bonifici) |
| Note | No |
⚡ Casi particolari
- Una sola risorsa per voce. Personale EA, docente e aula/sede si escludono a vicenda: una voce di spesa si riferisce a una sola di esse. Se una fattura copre più risorse, va spezzata in più voci.
- Il costo orario è una fotografia. Non viene riletto dall'anagrafica del personale: resta il valore inserito sulla voce. È voluto - un aumento del costo orario non deve riscrivere rendiconti già inviati. Va digitato a mano, non si precompila.
- Massimali di capitolo. Il rispetto dei limiti A/B/D è un requisito della fase Rendicontazione, "Capitoli di spesa entro i massimali dell'avviso": è obbligatorio ma non bloccante, quindi segnala senza impedire l'avanzamento. Nel foglio di rendicontazione il capitolo fuori limite è evidenziato in rosso.
- Percentuale massima di categoria. È un dato di anagrafica della singola categoria, distinto dal vincolo di capitolo: serve a ricordare il limite, non fa parte del controllo di fase.
- Fattura + bonifico separati. Ogni spesa tipicamente ha 2 documenti collegati: la fattura (ruolo costo) e il bonifico (ruolo pagamento). Il CRO va sul bonifico.
- Ore e calendario. Le ore inserite sulla voce alimentano il calendario ore staff: cambiare le ore di una voce già spalmata segnala che il calendario è da rigenerare.
🔗 Vedi anche
- Panoramica
- Foglio di rendicontazione
- Calendario ore staff
- Bilancio del progetto
- Fondi, bandi e budget
- Staff e sessioni
- Glossario
- Fatturazione - fatture potenzialmente linkabili come costo