Notifiche automatiche
🎯 Cosa fa
TrainingHub invia email automatiche ai referenti competenti quando si avvicina una scadenza rilevante. L'obiettivo è evitare dimenticanze su adempimenti importanti (formazione scaduta, rendicontazioni, certificazioni ISO, convenzioni in scadenza, rinnovo RSPP).
Il sistema esegue un controllo ogni mattina su tutte le scadenze configurate. Se trova record in scadenza, invia un promemoria ai destinatari previsti.
🕒 Quando usarlo
Le notifiche sono attive in automatico. Non serve fare nulla per riceverle: l'importante è mantenere aggiornate le anagrafiche (date di scadenza, incarichi, referenti) così che i controlli trovino i dati corretti.
🧩 Concetti
- Promemoria — email generata automaticamente dal sistema.
- Finestra di preavviso — quanti giorni prima della scadenza scatta il promemoria (varia da alert ad alert).
- Destinatario — referente aziendale o di progetto che riceve l'email. In ambiente di test, tutte le email vengono dirottate su un indirizzo interno per evitare invii accidentali ai clienti.
📬 Alert attivi
| Alert | Cosa segnala | Preavviso | Destinatario |
|---|---|---|---|
| Scadenza formazione lavoratore | Formazione obbligatoria scaduta o in scadenza per un lavoratore attivo | Entro la data di scadenza | Amministrativo azienda |
| Scadenza rendicontazione FondItalia | Il progetto ha la rendicontazione da chiudere | 30 giorni prima | Amministrativo progetto |
| Scadenza certificazione ISO | Certificazione aziendale in scadenza | 60 giorni prima | Amministrativo azienda |
| Rinnovo RSPP esterno | Fine incarico del RSPP in scadenza | 60 giorni prima | Amministrativo azienda |
| Finestra integrazioni FondItalia | Richiesta integrazione del Fondo aperta da tempo | Tra 60 e 90 giorni dalla richiesta | Amministrativo progetto |
| Scadenza convenzione commerciale | Convenzione con sconto in scadenza | 60 giorni prima | Amministrazione commerciale |
| Documenti FondItalia in attesa | Documento richiesto ma non ancora ricevuto da troppo tempo | Da definire | Da definire |
👣 Passi
Ricevere i promemoria
Non c'è nulla da attivare. Verifica solo che:
- L'azienda / progetto abbia i referenti anagrafici corretti.
- Le date di scadenza sulle entità (formazioni, certificazioni, convenzioni, incarichi RSPP) siano aggiornate.
- Il tuo indirizzo email come referente sia corretto e raggiungibile.
Verificare lo storico invii
Gli invii effettuati sono tracciati nello storico notifiche della piattaforma, accessibile agli amministratori. Contattare un amministratore in caso di dubbio su una email non ricevuta.
⚡ Casi particolari
- Ambiente di test. In fase di collaudo le email partono tutte verso un indirizzo interno, così da verificare il contenuto senza rischi verso i clienti. In produzione verranno instradate ai destinatari reali.
- Destinatario mancante. Se un'azienda o un progetto non ha referente aziendale configurato, il promemoria non viene comunque perso ma registrato nello storico: risolvere popolando l'anagrafica.
- Più ruoli sullo stesso progetto. Per FondItalia, se sul progetto sono assegnati sia un coordinatore che un amministrativo, entrambi possono ricevere il promemoria.
⚠️ Domande aperte
- Alert "Documenti FondItalia in attesa". Soglia in giorni e destinatario definitivi da concordare con il cliente.
- Destinatario scadenza convenzioni. Da definire con il cliente (oggi default sull'indirizzo di test).
- Digest settimanale. In presenza di molte scadenze concentrate, valutare l'invio di un unico riepilogo settimanale invece di più email giornaliere.
🔗 Vedi anche
- Lavoratori — scadenze formative dipendono da formazioni e mansioni attive.
- Certificazioni — gestione ISO e scadenze.
- Convenzioni — data fine validità usata per l'alert.
- Progetti FondItalia — rendicontazione e finestra integrazioni.