Notifiche automatiche
🎯 Cosa fa​
TrainingHub invia email automatiche ai referenti competenti quando si avvicina una scadenza rilevante. L'obiettivo è evitare dimenticanze su adempimenti importanti (formazione scaduta, rendicontazioni, certificazioni ISO, convenzioni in scadenza, rinnovo RSPP).
Il sistema esegue un controllo ogni mattina su tutte le scadenze configurate. Se trova record in scadenza, invia un promemoria ai destinatari previsti.
🕒 Quando usarlo​
Le notifiche sono attive in automatico. Non serve fare nulla per riceverle: l'importante è mantenere aggiornate le anagrafiche (date di scadenza, incarichi, referenti) così che i controlli trovino i dati corretti.
🧩 Concetti​
- Promemoria - email generata automaticamente dal sistema.
- Finestra di preavviso - quanti giorni prima della scadenza scatta il promemoria (varia da alert ad alert).
- Destinatario - chi riceve l'email. Attenzione: oggi la maggior parte degli alert ha un destinatario ancora da configurare - vedi il riquadro qui sotto.
Ad oggi quasi tutti i modelli email hanno il destinatario fissato su un indirizzo interno 3SD, non sul referente aziendale. Fanno eccezione le notifiche che risolvono il destinatario dal dato: la convocazione (che va al lavoratore iscritto o, in sua assenza, alla sua azienda) e le notifiche dell'area docente (che vanno al docente o all'operatore).
Non è un comportamento legato all'ambiente: vale anche in produzione, finché un amministratore non riscrive il destinatario dalla configurazione. Prima di dire a un cliente che riceverà un promemoria, verificare il modello in Opzioni → Notifiche.
📬 Alert configurati​
Oltre agli alert legati alle scadenze, il sistema gestisce anche promemoria di evento (es. corso completato, cambio mansione). La colonna "Stato" indica se l'invio automatico è già attivo o se l'alert è predisposto ma in attesa di conferma per quell'istanza.
La convocazione al corso non è più fra questi: non parte più da sola, va sempre spedita - vedi Invii su richiesta più sotto.
Scadenze e ciclo di vita​
| Alert | Cosa segnala | Preavviso / quando | Destinatario | Stato |
|---|---|---|---|---|
| Scadenza formazione lavoratore | Formazione obbligatoria scaduta o in scadenza per un lavoratore attivo | 90 giorni prima della scadenza (e a scadenza avvenuta) | Da configurare | Attivo |
| Corso completato | Registro di un appuntamento chiuso digitalmente (corso erogato): pronto per generare gli attestati | Il giorno dopo la chiusura del registro | Da configurare | Attivo |
| Cambio mansione lavoratore | A un lavoratore è stata cambiata la mansione (rischi e formazione obbligatoria possono variare) | Scan giornaliero alle 09:00 | Da configurare | Attivo |
| Scadenza rendicontazione FondItalia | Il progetto ha la rendicontazione da chiudere | 30 giorni prima | Da configurare | Attivo |
| Finestra integrazioni FondItalia | Richiesta integrazione del Fondo aperta da tempo | Tra 60 e 90 giorni dalla richiesta | Da configurare | Attivo |
| Scadenza certificazione ISO | Certificazione aziendale in scadenza | 60 giorni prima | Da configurare | Attivo |
| Rinnovo RSPP esterno | Fine incarico del RSPP in scadenza | 60 giorni prima | Da configurare | Attivo |
| Scadenza convenzione commerciale | Convenzione con sconto in scadenza | 60 giorni prima | Da configurare | Attivo |
| Avvio corso ATS | Sessione di corso accreditato ATS in partenza | 15 giorni prima | Da configurare | Predisposto |
| Chiusura corso ATS | Sessione di corso accreditato ATS in conclusione | 15 giorni prima | Da configurare | Predisposto |
Area docente​
Tutte attive, tutte con destinatario risolto dal dato. Dettaglio nella guida Area Docente.
Dove la tabella dice Operatore, il destinatario esce dal gruppo destinatari della sessione - o da quello predefinito, se la sessione non ne indica uno. Un gruppo senza membri non manda niente e non segnala nulla: vale la pena aprirlo una volta.
| Alert | Cosa segnala | Destinatario |
|---|---|---|
| Lettera d'incarico da firmare | Nuova lettera emessa | Docente |
| Lettera aggiornata | La lettera è stata invalidata e va rifirmata | Docente |
| Incarico revocato | L'incarico è stato annullato | Docente |
| Sollecito firma (singolo) | Lettera non ancora firmata oltre i termini | Operatore |
| Sollecito firma (batch) | Più lettere da firmare su un intervallo scelto dall'operatore | Docente |
| Lettera firmata | Il docente ha firmato | Operatore |
| Lettera rifiutata | Il docente ha rifiutato, con motivo | Operatore |
| Reminder appuntamento | Lezione in avvicinamento | Docente |
| Giornata da preparare | Mancano ancora argomenti e test entro quindici giorni dall'aula | Docente |
| Registro non chiuso | Registro presenze ancora aperto | Docente |
| Registro caricato | Il docente ha caricato il PDF firmato | Operatore |
Invii su richiesta​
Non sono promemoria a scadenza: partono da un'azione in pagina.
| Invio | Da dove | Contenuto |
|---|---|---|
| Convocazione al corso | Pannello dettaglio di un appuntamento (calendario) o scheda formativa del lavoratore | Avviso al lavoratore convocato (o alla sua azienda) con orario e sede/i della giornata, o di tutta la sessione in riepilogo - dettaglio sotto |
| Comunicazione compliance al cliente | Dashboard compliance | Email all'azienda con il prospetto formativo in PDF allegato |
| Copia di cortesia della fattura | Scheda fattura, a fattura accettata | Email con il PDF della fattura |
Convocazione al corso: due modalità , due destinatari possibili​
Non è più un invio automatico: parte solo premendo "Invia convocazioni", dal pannello dettaglio di un appuntamento o dalla scheda formativa del singolo lavoratore (dettaglio delle due azioni in Sessioni e appuntamenti). Lo stesso invio è anche raggiungibile via API per una scansione programmata da fuori il BackOffice - vedi la documentazione per sviluppatori.
- Solo la giornata - una mail con l'orario unico di quella giornata (dall'inizio alla fine delle sue fasce) e le sue sedi.
- Riepilogo - un'unica mail con tutte le giornate della sessione, ciascuna col proprio orario; le sedi si accorpano in una frase sola quando sono le stesse per tutte le giornate, altrimenti scendono sulla riga della giornata che cambia.
In entrambi i casi le sedi compaiono come indirizzi, in ordine di comparsa, mai col nome dell'aula; una giornata online dice che si terrà online e riporta il link, mai l'indirizzo fisico.
A chi arriva. Se il lavoratore ha un proprio indirizzo email la mail è per lui. Se non ce l'ha - il caso più frequente sui dati reali dei clienti - la mail va alla sua azienda, che riceve una mail per corso: cinque lavoratori della stessa azienda sullo stesso corso, nella stessa giornata (o sessione), non fanno partire cinque mail ma una sola con l'elenco. Se però quella giornata eroga più corsi insieme (una sessione in co-erogazione) e l'azienda ha lavoratori su due di quei corsi, arrivano due mail - una per corso, perché orario e sedi possono cambiare da un corso all'altro. Chi non ha né un indirizzo proprio né un'azienda raggiungibile compare nel popup come non raggiungibile, con il motivo: non viene contato come inviato e non resta traccia nello storico.
Prima di inviare, il popup mostra l'anteprima del testo reale che partirà , e il bottone dichiara quante mail partiranno - un numero normalmente più piccolo del numero di lavoratori in tabella, perché un'azienda che raggruppa più lavoratori vale una mail sola. Leggere l'anteprima, non fidarsi solo del conteggio, prima di premere: è l'unico modo di sapere davvero cosa arriverà , a chi, e con quale testo.
Gli alert "Predisposto" sono già configurati nel sistema ma con l'invio automatico disattivato di default per la singola istanza: vengono accesi da un amministratore dopo aver concordato destinatari e contenuti con il cliente.
👣 Passi​
Ricevere i promemoria​
Non c'è nulla da attivare. Verifica solo che:
- L'azienda / progetto abbia i referenti anagrafici corretti.
- Le date di scadenza sulle entità (formazioni, certificazioni, convenzioni, incarichi RSPP) siano aggiornate.
- Il tuo indirizzo email come referente sia corretto e raggiungibile.
Verificare lo storico invii​
Gli invii effettuati sono tracciati e consultabili dagli amministratori in Opzioni → Sistema → Vista dati trigger (/ploc/vw_triggersData): qui si vede quali controlli sono scattati e con quale esito. La configurazione degli alert e dei modelli email si trova invece in Opzioni → Notifiche (configurazione e modelli di posta). Contattare un amministratore in caso di dubbio su una email non ricevuta.
Le convocazioni non passano da un controllo schedulato e non compaiono in quella vista: il loro storico
(chi è stato convocato, quando, con quale indirizzo) è la griglia Convocazioni inviate
(/edu/convocationsSent).
⚡ Casi particolari​
- Destinatario da configurare. Il destinatario è scritto nel modello email, non ricavato dall'ambiente: un modello che punta all'indirizzo interno continua a puntarci anche in produzione. Va riscritto una volta per istanza, da Opzioni → Notifiche, concordando l'indirizzo con il cliente. Fino ad allora il promemoria parte, ma arriva a noi.
- Destinatario mancante. Se un'azienda o un progetto non ha referente aziendale configurato, il promemoria non viene comunque perso ma registrato nello storico: risolvere popolando l'anagrafica.
- Più ruoli sullo stesso progetto. Per FondItalia, se sul progetto sono assegnati sia un coordinatore che un amministrativo, entrambi possono ricevere il promemoria.
🔗 Vedi anche​
- Sessioni e appuntamenti - dove si aprono le due azioni di invio convocazione.
- Lavoratori - scadenze formative dipendono da formazioni e mansioni attive.
- Certificazioni - gestione ISO e scadenze.
- Convenzioni - data fine validità usata per l'alert.
- Progetti FondItalia - rendicontazione e finestra integrazioni.