Notifiche e automatismi
🎯 Cosa fa​
TrainingHub avvisa da solo le persone coinvolte nella formazione: convoca i lavoratori, ricorda ai docenti cosa manca, tiene informato l'ufficio, e crea le attività che qualcuno deve lavorare fino alla chiusura (rinnovi, adempimenti FondItalia, comunicazioni ATS). Questa sezione elenca cosa parte, quando, a chi e con quale contenuto.
Le pagine sono divise per destinatario:
- Lavoratori e aziende - convocazioni, attestati, fatture, campagne, compliance, richieste documenti.
- Docenti e aule - lettere d'incarico, promemoria, solleciti, richieste di disponibilità .
- Staff - gli avvisi all'ufficio che segue la sessione.
- Attività automatiche - le voci che nascono da sole nella bacheca attività .
- Gruppi destinatari - chi, in ufficio, riceve gli avvisi allo staff.
🧩 Concetti​
Due forme di notifica​
- Email - parte verso un destinatario esterno (lavoratore, azienda, docente, aula) o verso lo staff. Il testo di ogni email è modificabile dal BackOffice.
- Attività (task) - nasce una voce nella bacheca attività , con oggetto, descrizione, data di scadenza e, dove serve, una checklist già compilata. È la forma scelta per tutto ciò che deve essere lavorato da una persona e seguito fino alla chiusura.
Stato di ogni voce​
| Stato | Significato |
|---|---|
| Attiva | in funzione, parte da sola |
| Su richiesta | parte solo quando un operatore preme il relativo pulsante |
| Da attivare | configurata ma spenta, in attesa di conferma |
A chi scrive il sistema​
Il destinatario non è scritto nel modello email: il sistema lo ricava dal dato, e la regola cambia a seconda della comunicazione.
| Comunicazione | Destinatario |
|---|---|
| Convocazione e sessione annullata | Sempre l'azienda, su tutti i suoi contatti "Email scadenze", e anche il lavoratore se ha un'email propria. Senza "Email scadenze" la copia aziendale non parte (il popup lo segnala); chi non ha nessuno dei due non è raggiungibile e viene escluso |
| Attestati, copia di cortesia, richiesta documenti FondItalia | I contatti email generici dell'azienda |
| Compliance e prospetto | I contatti "Email scadenze" dell'azienda, proposti nel popup di invio: si possono togliere o aggiungerne a mano |
| Campagne scadenze e solleciti iscrizioni, canale azienda | Tutti i contatti "Email scadenze" dell'azienda, e solo quelli. Un'azienda che non ne ha non riceve la mail aziendale: l'anteprima la elenca in un avviso |
| Docenti | L'email dell'account del docente |
| Aule | L'email dell'aula |
| Staff | I membri del gruppo destinatari della sessione |
Conseguenza pratica: la maggior parte delle comunicazioni verso le aziende arriva solo se l'azienda ha almeno un contatto email fra i suoi referenti.
Orari​
Tutti gli orari indicati sono ore italiane. Gli invii a orario fisso (convocazioni, promemoria ai docenti, attività del mattino) dipendono da un controllo periodico configurato per ogni istanza: se su un'istanza nuova non parte nulla, è la prima cosa da far verificare.
👣 Passi​
Personalizzare il testo di un'email​
- Apri Configurazione → Notifiche → Posta.
- Cerca il modello della comunicazione e modifica oggetto e corpo.
Le modifiche fatte dal BackOffice non vengono sovrascritte dagli aggiornamenti del sistema. Il testo delle attività invece lo mantiene il fornitore: oggetto e descrizione di un'attività si riallineano a ogni aggiornamento, quindi una modifica fatta a mano sul template del task non dura.
Verificare se un'email è partita​
| Cosa cerchi | Dove guardare |
|---|---|
| Un'email qualsiasi | Configurazione → Notifiche → Storico: destinatario, data ed esito di ogni invio |
| Quali controlli automatici sono scattati | Configurazione → Notifiche → Trigger |
| Una convocazione | La griglia Convocazioni inviate: chi è stato convocato, quando, a quale indirizzo, se a mano o in automatico |
| Un'attività | La bacheca attività : l'attività vive lì dalla sua creazione, con checklist e stato |
Accendere una voce "Da attivare"​
Le voci da attivare sono configurate e pronte: l'accensione la fa il fornitore, su conferma. Oggi sono le due comunicazioni ATS (vedi Attività automatiche) e i solleciti ai docenti su presenze non confermate e registro firmato non caricato (vedi Docenti e aule).
Quando si riaccende un sollecito ai docenti, l'arretrato non parte tutto insieme: le giornate già in sospeso ricevono il richiamo solo dalla soglia successiva in poi.
⚡ Casi particolari​
- Un avviso per oggetto, non uno per controllo. I controlli girano tutti i giorni, ma un controllo che trova una situazione già segnalata non la ripropone. Fanno eccezione i solleciti che si ripetono a soglie dichiarate (per esempio la giornata da preparare, a 7 e a 2 giorni) e le attività cumulative che si riaprono quando restano cose da fare: ogni pagina lo dice voce per voce.
- Avvisi ritirati. Alcuni avvisi di una versione precedente sono stati ritirati su indicazione del cliente e non vengono più generati: scadenza formazione del lavoratore, scadenza certificazioni ISO, cambio mansione, corso completato, finestra integrazioni FondItalia, e le email allo staff su lettera firmata e registro caricato.
🔗 Vedi anche​
- Gruppi destinatari - chi riceve gli avvisi allo staff.
- Contatti azienda - gli indirizzi a cui scrive il sistema.
- Guida Area Docente - cosa vede il docente quando riceve un avviso.