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Sessioni e appuntamenti

🔗 Apri nel BackOffice​

🎯 Cosa fa​

Organizza l'erogazione concreta della formazione nel tempo:

  • Sessione formativa - la giornata fisica (o più giornate consecutive) durante cui si svolge l'attività. Una sessione può erogare uno o più corsi in co-erogazione (es. antincendio R.B./R.M./R.A. nello stesso giorno, con orari diversi).
  • Appuntamento - la finestra oraria fisica all'interno della sessione, con sede ed eventuale link remoto.
  • Luogo / Aula - lo spazio dove si tiene l'appuntamento.

🕒 Quando usarlo​

  • Pianificare una giornata formativa per un gruppo di partecipanti.
  • Calendarizzare gli appuntamenti che compongono la sessione.
  • Assegnare l'aula a ogni appuntamento (può differire dall'aula default della sessione).
  • Cambiare stato di una sessione (pianificata → aperta → in corso → completata).
  • Cancellare o rinviare una sessione.

🧩 Relazione Sessione ↔ Corsi ↔ Appuntamenti​

Una sessione è la giornata fisica. Al suo interno possono essere erogati più corsi (M:N) e si svolgono uno o più appuntamenti (finestre orarie con aula). Esempio di giornata multi-corso in co-erogazione:

Sessione "15/03/2026 - Antincendio" (sede principale)
├── Corsi erogati
│   ├── Antincendio R.B. - orario 09:00-11:00
│   ├── Antincendio R.M. - orario 09:00-14:00
│   └── Antincendio R.A. - orario 09:00-17:00
└── Appuntamenti fisici (finestre orarie)
    ├── 15/03/2026 09:00-11:00 - Aula A (R.B. esce)
    ├── 15/03/2026 11:00-14:00 - Aula A (R.M. esce)
    └── 15/03/2026 14:00-17:00 - Aula A (R.A. completa)

Per la pianificazione end-to-end (sessione + corsi + programma

  • docenti + iscritti + costi) usa il wizard di pianificazione, che è il flusso consigliato. Le pagine standalone descritte qui sotto servono per edit puntuali o letture rapide.

👣 Passi​

Creare una sessione (flusso consigliato: wizard)​

  1. Apri il wizard di pianificazione da uno dei punti d'ingresso (lista corsi, lista sessioni, coda richieste, scadenziario, calendario).
  2. Il wizard crea sessione + corsi erogati + appuntamenti + iscrizioni + assegnazione docenti in un'unica sequenza.

Creare una sessione "minimale" (senza wizard)​

  1. Apri Pianificazione → Sessioni formative.
  2. Crea nuova sessione.
  3. Compila:
    • Data/ora inizio (obbligatoria).
    • Data/ora fine (opzionale).
    • Aula default (opzionale, ereditata dagli appuntamenti se non hanno override).
    • Capienza pratica (limite della giornata; il limite normativo è quello del singolo corso).
    • Argomento (opzionale; se valorizzato, i corsi della sessione devono appartenere a quell'argomento).
    • Stato (default: pianificata).
    • Gruppo destinatari notifiche (opzionale).
    • Note (libere).
  4. Salva. La sessione resta in stato bozza/pianificata finché non aggiungi corsi e appuntamenti.

Creare appuntamenti​

Due punti d'ingresso tipici:

  • Dal calendario - apri il Calendario appuntamenti e clicca su uno slot libero: si apre il popup di nuovo appuntamento con data/ora pre-compilate dallo slot.
  • Dal dettaglio sessione - apri la sessione e usa la tab "Appuntamenti" per aggiungere/modificare.

Campi del popup:

  • Sessione di appartenenza (obbligatoria).
  • Data/ora inizio e fine (obbligatorie).
  • Aula (opzionale; override dell'aula default della sessione).
  • Link (per partecipazione remota).
  • Note (libere).

Salvando l'appuntamento, il sistema controlla automaticamente eventuali conflitti e mostra un avviso a video. I conflitti sono informativi, non bloccano. I tipi rilevati sono otto:

ConflittoQuando scatta
Docente sovrappostolo stesso docente è impegnato altrove nella stessa finestra
Sede sovrappostala stessa aula è occupata da un altro appuntamento nella stessa finestra
Aula non disponibilel'orario cade in un periodo di indisponibilità dichiarato per quell'aula
Iscritti oltre capienzagli iscritti superano il limite del corso o dell'aula
Soglia docentei partecipanti superano la soglia oltre cui serve un secondo docente
Lavoratore in più sessionilo stesso lavoratore risulta iscritto a due sessioni sovrapposte
Lavoratore iscritto più voltelo stesso lavoratore è iscritto a più corsi della stessa sessione: atteso nella sessione E-LEARNING, altrove è probabilmente un errore
Lezione mancanteun corso della sessione non ha alcun appuntamento che lo eroghi

«Sede sovrapposta» e «aula non disponibile» sono due cose distinte: la prima è un doppio uso, la seconda è un'indisponibilità dichiarata a calendario.

Creare un luogo (aula)​

  1. Apri Fornitori → Aule.
  2. Crea nuova aula.
  3. Compila:
    • Nome (obbligatorio, nome completo dell'aula).
    • Nome breve (opzionale).
    • Indirizzo proprio dell'aula (via, comune, provincia, CAP, ecc.) ed eventuali coordinate.
    • Azienda proprietaria/gestore (opzionale: cliente o fornitore). Lasciandola vuota l'aula è interna 3SD.
    • Capienza (numero massimo di persone).
    • Digitale - flag per aule virtuali (corso online).
    • Istruzioni (libere, es. "Ingresso lato parcheggio, 2° piano", oppure il link per partecipare al corso virtuale).
  4. Salva.

Costo aula (opzionale)​

Le aule esterne con costo di affitto si configurano valorizzando due campi:

  • Tariffa unitaria - importo in euro.
  • Modalità tariffa - Giornaliera (l'importo si applica per ogni giornata distinta in cui c'è un appuntamento) o Oraria (l'importo si moltiplica per le ore complessive degli appuntamenti).

Per aule interne o aule virtuali, lascia entrambi i campi vuoti: il sistema le considererà gratuite.

I due campi vanno coerenti: o entrambi vuoti, o entrambi valorizzati.

Cambiare stato sessione​

Apri la sessione in modifica e seleziona il nuovo stato:

  • Pianificata - sessione creata ma non ancora aperta a iscrizioni.
  • Aperta - iscrizioni accettate.
  • In corso - sessione ha iniziato gli appuntamenti.
  • Completata - tutti gli appuntamenti erogati.
  • Cancellata - sessione annullata.

Correggere le presenze già confermate​

Il docente conferma le presenze della giornata dalla propria area: da quel momento il registro è bloccato e il docente non può più modificarle. La conferma è anche ciò che rende «completato» l'appuntamento: non esiste uno stato dell'appuntamento separato da questa.

Se le presenze confermate sono sbagliate - una persona segnata assente, un orario di uscita errato - le correggi dal BackOffice senza riaprire il registro:

  1. Apri il Calendario appuntamenti e seleziona la giornata.
  2. Nel pannello della giornata premi Segna presenze: il registro si apre in sola lettura.
  3. Premi Correggi presenze, sistema spunte e orari e, se vuoi, scrivi il motivo della correzione.
  4. Premi Salva correzione.

La conferma resta quella del docente: cambia solo ciò che hai toccato, e ogni modifica viene registrata con i valori di prima e di dopo, chi l'ha fatta e quando. Ore ed esiti della sessione vengono ricalcolati subito, e un attestato non ancora uscito che non è più dovuto viene annullato. La data di completamento di chi aveva già completato la formazione non cambia, quindi le scadenze restano dove erano.

Chi è stato iscritto alla sessione dopo la conferma non compare nel registro, ma il popup lo mostra sotto, nel blocco Iscritti dopo la conferma. Per aggiungerlo premi Correggi presenze, spunta la sua presenza con gli orari e salva: entra nel registro come ogni altra correzione, e la sua data di completamento è quella dell'ultima lezione del corso, come per tutti gli altri iscritti. Per togliere dalla giornata chi non doveva esserci, ritira la sua iscrizione alla sessione.

Dopo il salvataggio il popup ti segnala, una riga per iscrizione (nome e corso), i casi che la correzione non sistema da sola:

  • attestati già emessi con le ore cambiate: il documento riporta ancora le ore di prima;
  • attestati già consegnati che questa correzione ha reso non più dovuti: non vengono annullati in automatico, se serve annullali dal pannello attestati. Se decidi di tenerli, le correzioni successive non te li segnalano più;
  • attestati non più dovuti che l'annullo automatico non è riuscito a togliere: annullali dal pannello attestati.

Serve il permesso di modifica sui registri presenze. Se il ricalcolo non riesce, le presenze restano salvate e il calcolo viene ritentato in automatico: il popup elenca gli attestati della sessione da ricontrollare dopo il ricalcolo.

📅 Calendario appuntamenti​

Il Calendario appuntamenti è la vista temporale principale degli appuntamenti formativi.

Viste e navigazione:

  • Tre modalità: Mese / Settimana / Giorno.
  • In vista Mese la cella mostra tutti gli appuntamenti della giornata: le righe fitte si alzano e il calendario scorre.
  • Pulsanti precedente / Oggi / successivo per scorrere il periodo.
  • Click su una cella giorno (in vista Mese) per scendere alla vista giornaliera.

Filtri (in alto):

  • Corso - restringe agli appuntamenti delle sessioni che erogano quel corso.
  • Sede - limita a una specifica aula.
  • Docente - mostra solo gli appuntamenti del docente selezionato.
  • Organizzatore - mostra solo le sessioni di quell'organizzatore.
  • Stato - mostra solo le sessioni in quello stato (pianificato, aperto, in corso, completato, annullato).
  • Nascondi annullate - spuntata all'apertura della pagina: le sessioni annullate non compaiono. Se scegli uno stato nella tendina la casella non conta, quindi con Stato = Annullato le annullate si vedono.

La barra dei filtri e della legenda si chiude con Filtri e legenda; il browser ricorda se l'avevi chiusa.

Colori e legenda:

  • Ogni appuntamento è colorato in base al primo argomento della sessione (per ordine alfabetico). Il colore è quello configurato in Argomenti formativi → Colore.
  • Gli argomenti senza colore ricadono su una tinta neutra grigia.
  • La legenda in alto mostra i colori usati + i puntini di stato (Pianificato / Aperto / In Corso / Completato).

Azioni dirette:

  • Click su slot libero → apre il popup nuovo appuntamento con data/ora pre-compilate.

  • Click su un blocco → seleziona la giornata della sessione e apre il pannello a lato, fatto di quattro card:

    • Sessione - stato, periodo, avanzamento degli appuntamenti e Iscritti sessione (es. 17 / 20, iscritti su capienza massima). Quando gli iscritti raggiungono l'80% della capienza compare un badge giallo "quasi pieno": è un promemoria per fermarsi prima di sforare, perché sopra la capienza scatta il conflitto iscritti oltre capienza. Nell'intestazione: la matita Modifica sessione, Duplica sessione (serve il permesso di creazione sessioni) e la campanella che apre le campagne di sollecito per le iscrizioni della sessione. Il gruppo comprimibile Azioni sessione raccoglie Richiedi disponibilità aule (tutta la sessione), Richiedi disponibilità docenti (tutta la sessione) (vedi Richiesta di disponibilità aule) e Sollecita firma incarichi, che manda il sollecito ai docenti di questa sessione con lettere d'incarico ancora da firmare.
    • Corsi erogati - i corsi della sessione, con argomento, durata e giornate.
    • Giornata - sede, link e Note: la nota è della giornata e vive sul primo appuntamento del giorno; Modifica note la apre in linea, con Salva e Annulla. Poi Invia convocazioni (vedi convocazione), Richiedi disponibilità aula (questa giornata) e Richiedi disponibilità docente (questa giornata), che valgono per l'intera giornata. Sotto, una riga per fascia con Segna presenze; per una fascia di un solo appuntamento c'è anche la matita Modifica appuntamento. Una fascia di più appuntamenti consecutivi degli stessi docenti (uno finisce quando inizia l'altro) è una sola riga: la freccia la espande e mostra i singoli appuntamenti, ciascuno con la propria matita.
    • Lavoratori iscritti - l'elenco è chiuso di default: Mostra elenco lavoratori lo apre e mostra la presenza della giornata di ciascuno: presente, parziale o assente.

    In Segna presenze una fascia di più appuntamenti mostra una scheda per appuntamento, perché il registro è per appuntamento. Se in una scheda ci sono spunte non salvate, il cambio scheda è bloccato; dopo una conferma il popup passa alla scheda successiva.

    Sopra la capienza scatta il conflitto iscritti oltre capienza.

  • "Nuova Sessione" (in alto a destra) → apre il wizard di pianificazione. Se è attivo il filtro corso, il wizard parte con quel corso pre-selezionato.

Azioni sull'intero periodo (barra in alto):

  • Stampa PDF - stampa la vista corrente così com'è: stesso periodo, stessi filtri, stessi colori. Il file prende il nome dalla vista e dalla data, quindi tre stampe di tre settimane diverse non si sovrascrivono. La stampa rimpicciolisce quanto serve per far stare tutto in un foglio solo; se il periodo è così fitto che il testo diventerebbe illeggibile, esce su più fogli, tagliati fra una giornata e l'altra e mai a metà.
  • Invia sollecito firma - manda il sollecito ai docenti che hanno lettere d'incarico ancora da firmare per gli appuntamenti del periodo mostrato.
  • Richiedi disponibilità aule - vedi Richiesta di disponibilità aule.

Conflitti: dopo aver salvato un appuntamento il sistema controlla la sessione e mostra a toast eventuali conflitti rilevati, raggruppati per tipo con il conteggio (vedi la tabella dei sette tipi sopra). Gli avvisi non bloccano: tocca a te valutarli.

✉️ Convocazioni​

La convocazione è la mail con cui si avvisa il lavoratore che è atteso a una sessione. Si può mandare a mano, premendo "Invia convocazioni", con due modalità a scelta nel popup; oppure il sistema la manda da sola, due volte al giorno (alle 7 e alle 14), per i corsi in partenza nei prossimi giorni - una convocazione già mandata a mano non riparte da sola.

  • Solo la giornata - una mail con un orario unico per quella giornata (dall'inizio alla fine delle sue fasce, senza stampare le interruzioni) e le sue sedi.
  • Riepilogo - un'unica mail con tutte le giornate della sessione, ciascuna col proprio orario; le sedi si accorpano in una frase sola quando sono le stesse per tutte le giornate. È la modalità proposta di default, anche quando si apre dal pannello di un appuntamento.

Le sedi compaiono come indirizzi, in ordine di comparsa, mai col nome dell'aula; una giornata online dice che si terrà online e riporta il link, mai l'indirizzo fisico. Il docente non compare in mail: cambia spesso, e una mail già partita resterebbe sbagliata.

Due punti di ingresso, stesso popup:

  • Dal pannello dettaglio di un appuntamento, nel Calendario appuntamenti - l'azione "Invia convocazioni" apre il popup con entrambe le modalità disponibili.
  • Dalla scheda formativa del singolo lavoratore - invia (o reinvia) solo a lui, in riepilogo.

In entrambi i casi il popup elenca i lavoratori con dove sta andando la loro convocazione. L'azienda la riceve sempre, sui suoi contatti "Email scadenze", insieme agli altri lavoratori della stessa azienda sullo stesso corso convocati nella stessa giornata (una sola mail, con l'elenco - non una per lavoratore). Il lavoratore che ha un indirizzo proprio riceve anche la sua: compare due volte, una per destinatario. Se l'azienda non ha "Email scadenze" la riga dice copia aziendale non inviabile; se non c'è né l'uno né l'altro, nessuna parte, con il motivo indicato. Se quella giornata eroga più corsi insieme (co-erogazione), un'azienda con lavoratori su più di uno di quei corsi riceve una mail per corso, non una sola per l'intera giornata. Prima di inviare, il popup mostra l'anteprima del testo reale che partirà; il bottone dichiara quante mail partiranno, un numero che è normalmente più piccolo del numero di lavoratori in tabella. La casella "Reinvia anche a chi ha già ricevuto" ripete l'invio anche a chi risultava già convocato per quella giornata (o sessione); resta disponibile anche quando la tabella è vuota - se sono già stati convocati tutti il popup lo dice, e spuntarla li rimette in elenco. Se un invio non parte, il messaggio dice perché (per esempio un modello email mancante), non solo quanti errori ci sono stati.

Ogni invio viene tracciato (lavoratore, corso, giornata o riepilogo, indirizzo usato) per finalità di audit, consultabile dagli amministratori nella griglia Convocazioni inviate (/edu/convocationsSent). Dettaglio su destinatari e casi limite in Notifiche a lavoratori e aziende.

🏫 Richiesta di disponibilità aule​

Prima di confermare un calendario si chiede a chi gestisce l'aula se quelle giornate sono libere. La richiesta è una mail che elenca le giornate, la sessione e i corsi per cui l'aula servirebbe.

Tre modi di aprirla, tutti sullo stesso popup:

Da dovePerimetro
Card Giornata → Richiedi disponibilità aula (questa giornata) (per i docenti: Richiedi disponibilità docente (questa giornata))L'intera giornata selezionata
Card Sessione → Azioni sessione → Richiedi disponibilità aule (tutta la sessione) (per i docenti: Richiedi disponibilità docenti (tutta la sessione))Tutte le giornate della sessione
Barra del calendario → Richiedi disponibilità auleUn intervallo di date a scelta, con filtro facoltativo sulle aule

Come funziona​

  1. Apri il popup e, in modalità intervallo, scegli da / a ed eventualmente le aule da considerare; poi Carica anteprima.
  2. L'anteprima elenca i destinatari. Un destinatario è la coppia aula + sessione: la stessa aula impegnata su due sessioni riceve due mail distinte, altrimenti chi la gestisce non capirebbe quale impegno sta confermando.
  3. Per ognuno vedi l'indirizzo, le giornate e lo stato: se una richiesta era già partita, la data del primo invio.
  4. Invia. Chi ha già ricevuto viene saltato, a meno che tu non spunti Reinvia anche alle aule che l'hanno già ricevuta.

Cosa resta fuori​

  • Le giornate senza aula - o con un'aula disattivata - non ricevono nulla. Il popup lo dice esplicitamente in fondo ("N giornate senza aula: non ricevono nulla"), così non le scopri dopo.
  • Le aule senza indirizzo email vengono saltate e conteggiate a parte.
  • L'aula della sessione non si eredita: conta l'aula assegnata al singolo appuntamento.

Ogni invio viene tracciato per (sessione, aula), ed è quel tracciamento a reggere lo stato "già inviata" dell'anteprima.

🗂️ Campi chiave​

Sessione formativa​

CampoObbligatorioNote
Data/ora inizioSì
Data/ora fineNoVuota = single-block.
Aula defaultNoEreditata dagli appuntamenti senza override.
Capienza praticaNoLimite della giornata; il limite normativo è quello del singolo corso.
ArgomentoNoSe valorizzato, vincola i corsi della sessione.
StatoSìDefault: pianificata.
Gruppo destinatari notificheNoPer notifiche operatore.
Compare a catalogoSìDefault: sì. Toglilo e la sessione sparisce dal catalogo corsi e dalle offerte proponibili in campagna. Decide se la sessione si mostra, non chi può iscriversi: vale anche per una sessione dedicata a un'azienda, che resta iscrivibile solo dai lavoratori di quell'azienda.
NoteNoTesto libero.

I corsi erogati dalla sessione si gestiscono come tab nel dettaglio sessione o dal wizard di pianificazione (relazione molti a molti tra sessione e corsi).

Appuntamento​

CampoObbligatorioNote
SessioneSìFK obbligatoria.
Data/ora inizioSì
Data/ora fineSì
AulaNoOverride dell'aula default della sessione.
LinkNoPer partecipazione remota.
NoteNoTesto libero.

I docenti dell'appuntamento si gestiscono come tab nel dettaglio appuntamento o tramite il wizard. Per ogni docente si può impostare un override del costo valido solo per quell'appuntamento, con la relativa modalità tariffa (oraria, giornaliera o fissa a forfait); senza override vale il costo standard configurato per l'organizzatore. Vedi Insegnanti.

Aula / Luogo​

CampoObbligatorioNote
NomeSìNome completo dell'aula.
Nome breveNoEtichetta sintetica.
IndirizzoNoVia, comune, provincia, CAP, coordinate.
AziendaNoProprietaria/gestore; vuota = aula interna 3SD.
CapienzaNoNumero persone.
DigitaleNoFlag: aula virtuale.
IstruzioniNoAccesso, parcheggio, link corso virtuale, ecc.
Tariffa unitariaNoCosto affitto aula esterna.
Modalità tariffaNoGiornaliera / oraria.
AttivaNoDefault: sì.

⚡ Casi particolari​

  • Sessione vs appuntamento - chi viene prima? La sessione viene prima: l'appuntamento ha la sessione come FK obbligatoria.
  • Co-erogazione multi-corso. Una sessione può ospitare più corsi con orari diversi (es. R.B. 9-11, R.M. 9-14). Gli appuntamenti sono comuni; il dettaglio degli argomenti e degli orari per-corso si imposta nello step "Programma" del wizard di pianificazione.
  • Appuntamento remoto. Aula non obbligatoria se c'è un link. Per appuntamenti misti (alcuni in presenza, alcuni remoti), ogni appuntamento è autonomo.
  • Cancellare una sessione. Imposta lo stato a Cancellata. Gli appuntamenti e le iscrizioni collegate restano in archivio.
  • Riprogrammare un appuntamento. Modifica data/ora dell'appuntamento esistente, non crearne uno nuovo (si perderebbero i collegamenti).
  • Capienza aula vs capienza sessione. Se l'aula ha 20 posti ma la sessione prevede 25 partecipanti, il sistema non impedisce la creazione ma è un segnale di errore di configurazione.
  • Conflitti rilevati ma non bloccanti. Gli otto tipi elencati sopra vengono mostrati come toast warning, ma non bloccano il salvataggio.

🔗 Vedi anche​