Sessioni e appuntamenti

🔗 Apri nel BackOffice

• Sessioni formative
• Appuntamenti
• Calendario appuntamenti
• Argomenti per corso erogato
• Vista dati appuntamenti
• Partecipanti appuntamento

🎯 Cosa fa

Organizza l'erogazione concreta della formazione nel tempo:

• Sessione formativa - la giornata fisica (o più giornate consecutive) durante cui si svolge l'attività. Una sessione può erogare uno o più corsi in co-erogazione (es. antincendio R.B./R.M./R.A. nello stesso giorno, con orari diversi).
• Appuntamento - la finestra oraria fisica all'interno della sessione, con sede ed eventuale link remoto.
• Luogo / Aula - lo spazio dove si tiene l'appuntamento.

🕒 Quando usarlo

• Pianificare una giornata formativa per un gruppo di partecipanti.
• Calendarizzare gli appuntamenti che compongono la sessione.
• Assegnare l'aula a ogni appuntamento (può differire dall'aula default della sessione).
• Cambiare stato di una sessione (pianificata → aperta → in corso → completata).
• Cancellare o rinviare una sessione.

🧩 Relazione Sessione ↔ Corsi ↔ Appuntamenti

Una sessione è la giornata fisica. Al suo interno possono essere erogati più corsi (M:N) e si svolgono uno o più appuntamenti (finestre orarie con aula). Esempio di giornata multi-corso in co-erogazione:

Sessione "15/03/2026 - Antincendio" (sede principale)
├── Corsi erogati
│   ├── Antincendio R.B. - orario 09:00-11:00
│   ├── Antincendio R.M. - orario 09:00-14:00
│   └── Antincendio R.A. - orario 09:00-17:00
└── Appuntamenti fisici (finestre orarie)
    ├── 15/03/2026 09:00-11:00 - Aula A (R.B. esce)
    ├── 15/03/2026 11:00-14:00 - Aula A (R.M. esce)
    └── 15/03/2026 14:00-17:00 - Aula A (R.A. completa)

Per la pianificazione end-to-end (sessione + corsi + programma

• docenti + iscritti + costi) usa il wizard di pianificazione, che è il flusso consigliato. Le pagine standalone descritte qui sotto servono per edit puntuali o letture rapide.

👣 Passi

Creare una sessione (flusso consigliato: wizard)

1. Apri il wizard di pianificazione da uno dei punti d'ingresso (lista corsi, lista sessioni, coda richieste, scadenziario, calendario).
2. Il wizard crea sessione + corsi erogati + appuntamenti + iscrizioni + assegnazione docenti in un'unica sequenza.

Creare una sessione "minimale" (senza wizard)

1. Apri Pianificazione → Sessioni formative.
2. Crea nuova sessione.
3. Compila:
   • Data/ora inizio (obbligatoria).
   • Data/ora fine (opzionale).
   • Aula default (opzionale, ereditata dagli appuntamenti se non hanno override).
   • Capienza pratica (limite della giornata; il limite normativo è quello del singolo corso).
   • Argomento (opzionale; se valorizzato, i corsi della sessione devono appartenere a quell'argomento).
   • Stato (default: pianificata).
   • Gruppo destinatari notifiche (opzionale).
   • Note (libere).
4. Salva. La sessione resta in stato bozza/pianificata finché non aggiungi corsi e appuntamenti.

Creare appuntamenti

Due punti d'ingresso tipici:

• Dal calendario - apri il Calendario appuntamenti e clicca su uno slot libero: si apre il popup di nuovo appuntamento con data/ora pre-compilate dallo slot.
• Dal dettaglio sessione - apri la sessione e usa la tab "Appuntamenti" per aggiungere/modificare.

Campi del popup:

• Sessione di appartenenza (obbligatoria).
• Data/ora inizio e fine (obbligatorie).
• Aula (opzionale; override dell'aula default della sessione).
• Link (per partecipazione remota).
• Note (libere).

Salvando l'appuntamento, il sistema controlla automaticamente eventuali conflitti e mostra un avviso a video. I conflitti sono informativi, non bloccano. I tipi rilevati sono sette:

Conflitto	Quando scatta
Docente sovrapposto	lo stesso docente è impegnato altrove nella stessa finestra
Sede sovrapposta	la stessa aula è occupata da un altro appuntamento nella stessa finestra
Aula non disponibile	l'orario cade in un periodo di indisponibilità dichiarato per quell'aula
Iscritti oltre capienza	gli iscritti superano il limite del corso o dell'aula
Soglia docente	i partecipanti superano la soglia oltre cui serve un secondo docente
Lavoratore in più sessioni	lo stesso lavoratore risulta iscritto a due sessioni sovrapposte
Lezione mancante	un corso della sessione non ha alcun appuntamento che lo eroghi

«Sede sovrapposta» e «aula non disponibile» sono due cose distinte: la prima è un doppio uso, la seconda è un'indisponibilità dichiarata a calendario.

Creare un luogo (aula)

1. Apri Risorse → Aule.
2. Crea nuova aula.
3. Compila:
   • Nome (obbligatorio, nome completo dell'aula).
   • Nome breve (opzionale).
   • Indirizzo proprio dell'aula (via, comune, provincia, CAP, ecc.) ed eventuali coordinate.
   • Azienda proprietaria/gestore (opzionale: cliente o fornitore). Lasciandola vuota l'aula è interna 3SD.
   • Capienza (numero massimo di persone).
   • Digitale - flag per aule virtuali (corso online).
   • Istruzioni (libere, es. "Ingresso lato parcheggio, 2° piano", oppure il link per partecipare al corso virtuale).
4. Salva.

Costo aula (opzionale)

Le aule esterne con costo di affitto si configurano valorizzando due campi:

• Tariffa unitaria - importo in euro.
• Modalità tariffa - Giornaliera (l'importo si applica per ogni giornata distinta in cui c'è un appuntamento) o Oraria (l'importo si moltiplica per le ore complessive degli appuntamenti).

Per aule interne o aule virtuali, lascia entrambi i campi vuoti: il sistema le considererà gratuite.

I due campi vanno coerenti: o entrambi vuoti, o entrambi valorizzati.

Cambiare stato sessione

Apri la sessione in modifica e seleziona il nuovo stato:

• Pianificata - sessione creata ma non ancora aperta a iscrizioni.
• Aperta - iscrizioni accettate.
• In corso - sessione ha iniziato gli appuntamenti.
• Completata - tutti gli appuntamenti erogati.
• Cancellata - sessione annullata.

Riaprire un registro presenze chiuso

Il docente chiude il registro digitale dalla propria area, dopo aver caricato il registro firmato: da quel momento il registro è bloccato e il docente non può più modificarne le presenze. La chiusura è anche ciò che rende «completato» l'appuntamento: non esiste uno stato dell'appuntamento separato da questa.

Se il docente ha chiuso per errore - presenze sbagliate, firma da rifare - il blocco si toglie solo dal BackOffice:

1. Apri Registri presenze.
2. Trova la riga dell'appuntamento e aprila in modifica.
3. Svuota il campo "Chiuso il" (digitalClosedAt) con il pulsante di azzeramento del campo data, e svuota anche "Chiuso da".
4. Salva.

Il registro torna modificabile per il docente. Serve il permesso di modifica sui registri presenze: il docente non lo ha, quindi la riapertura resta una decisione dell'organizzatore.

Alla richiusura le ore e l'esito vengono ricalcolati, e un attestato che non è più dovuto viene annullato: è questa la strada per correggere un registro già chiuso, per esempio quando ci si accorge che una persona non ha frequentato abbastanza ore. Un attestato già consegnato non viene annullato in automatico — quello resta una decisione dell'operatore.

Iscrizioni che arrivano a registro chiuso

Un lavoratore iscritto alla sessione dopo la chiusura non compare nel foglio presenze di quella giornata: il registro chiuso è firmato, e la sua lista resta quella del PDF conservato agli atti. Se deve entrarci, riapri il registro con la procedura qui sopra — da quel momento comparirà.

📅 Calendario appuntamenti

Il Calendario appuntamenti è la vista temporale principale degli appuntamenti formativi.

Viste e navigazione:

• Tre modalità: Mese / Settimana / Giorno.
• In vista Mese la cella mostra tutti gli appuntamenti della giornata: le righe fitte si alzano e il calendario scorre.
• Pulsanti precedente / Oggi / successivo per scorrere il periodo.
• Click su una cella giorno (in vista Mese) per scendere alla vista giornaliera.

Filtri (in alto):

• Corso - restringe agli appuntamenti delle sessioni che erogano quel corso.
• Sede - limita a una specifica aula.
• Docente - mostra solo gli appuntamenti del docente selezionato.
• Sessione - focalizza su una singola sessione.

Colori e legenda:

• Ogni appuntamento è colorato in base al primo argomento della sessione (per ordine alfabetico). Il colore è quello configurato in Argomenti formativi → Colore.
• Gli argomenti senza colore ricadono su una tinta neutra grigia.
• La legenda in alto mostra i colori usati + i puntini di stato (Pianificato / Aperto / In Corso / Completato).

Azioni dirette:

• Click su slot libero → apre il popup nuovo appuntamento con data/ora pre-compilate.

• Click su un appuntamento → si apre il pannello dettaglio a lato con i dati dell'appuntamento, il contesto della sessione e le azioni rapide:

  • Modifica appuntamento e Modifica sessione.
  • Modifica note - annota direttamente l'appuntamento.
  • Duplica appuntamento.
  • Invia convocazioni - apre il popup di convocazione per spedire le mail ai lavoratori della sessione.
  • Richiedi disponibilità aula (questa giornata) e Richiedi disponibilità aule (tutta la sessione) - vedi Richiesta di disponibilità aule.
  • Sollecita firma incarichi - manda il sollecito ai docenti di questa sessione che hanno lettere d'incarico ancora da firmare.
  • Elimina appuntamento.

  Nel pannello, accanto al numero di iscritti, compare il totale su capienza (es. 17 / 20) e, quando gli iscritti raggiungono l'80% della capienza, un badge giallo "quasi pieno". È un promemoria per fermarsi prima di sforare: sopra la capienza scatta invece il conflitto iscritti oltre capienza.

• "Nuova Sessione" (in alto a destra) → apre il wizard di pianificazione. Se è attivo il filtro corso, il wizard parte con quel corso pre-selezionato.

Azioni sull'intero periodo (barra in alto):

• Stampa PDF - stampa la vista corrente così com'è: stesso periodo, stessi filtri, stessi colori. Il file prende il nome dalla vista e dalla data, quindi tre stampe di tre settimane diverse non si sovrascrivono. La stampa rimpicciolisce quanto serve per far stare tutto in un foglio solo; se il periodo è così fitto che il testo diventerebbe illeggibile, esce su più fogli, tagliati fra una giornata e l'altra e mai a metà.
• Invia sollecito firma - manda il sollecito ai docenti che hanno lettere d'incarico ancora da firmare per gli appuntamenti del periodo mostrato.
• Richiedi disponibilità aule - vedi Richiesta di disponibilità aule.

Conflitti: dopo aver salvato un appuntamento il sistema controlla la sessione e mostra a toast eventuali conflitti rilevati, raggruppati per tipo con il conteggio (vedi la tabella dei sette tipi sopra). Gli avvisi non bloccano: tocca a te valutarli.

✉️ Convocazioni

La convocazione è la mail con cui si avvisa il lavoratore che è atteso a una sessione. Non parte da sola: si invia sempre premendo "Invia convocazioni", con due modalità a scelta nel popup:

• Solo la giornata - una mail con un orario unico per quella giornata (dall'inizio alla fine delle sue fasce, senza stampare le interruzioni) e le sue sedi. È la modalità proposta di default quando si apre dal pannello di un appuntamento, perché quel pannello parla già di una giornata precisa.
• Riepilogo - un'unica mail con tutte le giornate della sessione, ciascuna col proprio orario; le sedi si accorpano in una frase sola quando sono le stesse per tutte le giornate.

Le sedi compaiono come indirizzi, in ordine di comparsa, mai col nome dell'aula; una giornata online dice che si terrà online e riporta il link, mai l'indirizzo fisico. Il docente non compare in mail: cambia spesso, e una mail già partita resterebbe sbagliata.

Due punti di ingresso, stesso popup:

• Dal pannello dettaglio di un appuntamento, nel Calendario appuntamenti - l'azione "Invia convocazioni" apre il popup con entrambe le modalità disponibili.
• Dalla scheda formativa del singolo lavoratore - invia (o reinvia) solo a lui, in riepilogo.

In entrambi i casi il popup elenca i lavoratori con dove sta andando la loro convocazione: al proprio indirizzo, a quello della sua azienda insieme ad altri lavoratori della stessa azienda sullo stesso corso convocati nella stessa giornata (una sola mail, con l'elenco - non una per lavoratore), oppure - se non ha né l'uno né l'altro - nessuna parte, con il motivo indicato. Se quella giornata eroga più corsi insieme (co-erogazione), un'azienda con lavoratori su più di uno di quei corsi riceve una mail per corso, non una sola per l'intera giornata. Prima di inviare, il popup mostra l'anteprima del testo reale che partirà; il bottone dichiara quante mail partiranno, un numero che è normalmente più piccolo del numero di lavoratori in tabella. La casella "Reinvia anche a chi ha già ricevuto" ripete l'invio anche a chi risultava già convocato per quella giornata (o sessione); resta disponibile anche quando la tabella è vuota - se sono già stati convocati tutti il popup lo dice, e spuntarla li rimette in elenco. Se un invio non parte, il messaggio dice perché (per esempio un modello email mancante), non solo quanti errori ci sono stati.

Ogni invio viene tracciato (lavoratore, corso, giornata o riepilogo, indirizzo usato) per finalità di audit, consultabile dagli amministratori nella griglia Convocazioni inviate (/edu/convocationsSent). Dettaglio su destinatari e casi limite in Notifiche automatiche.

🏫 Richiesta di disponibilità aule

Prima di confermare un calendario si chiede a chi gestisce l'aula se quelle giornate sono libere. La richiesta è una mail che elenca le giornate, la sessione e i corsi per cui l'aula servirebbe.

Tre modi di aprirla, tutti sullo stesso popup:

Da dove	Perimetro
Pannello dettaglio → Richiedi disponibilità aula (questa giornata)	Il solo appuntamento aperto
Pannello dettaglio → Richiedi disponibilità aule (tutta la sessione)	Tutte le giornate della sessione
Barra del calendario → Richiedi disponibilità aule	Un intervallo di date a scelta, con filtro facoltativo sulle aule

Come funziona

1. Apri il popup e, in modalità intervallo, scegli da / a ed eventualmente le aule da considerare; poi Carica anteprima.
2. L'anteprima elenca i destinatari. Un destinatario è la coppia aula + sessione: la stessa aula impegnata su due sessioni riceve due mail distinte, altrimenti chi la gestisce non capirebbe quale impegno sta confermando.
3. Per ognuno vedi l'indirizzo, le giornate e lo stato: se una richiesta era già partita, la data del primo invio.
4. Invia. Chi ha già ricevuto viene saltato, a meno che tu non spunti Reinvia anche alle aule che l'hanno già ricevuta.

Cosa resta fuori

• Le giornate senza aula - o con un'aula disattivata - non ricevono nulla. Il popup lo dice esplicitamente in fondo ("N giornate senza aula: non ricevono nulla"), così non le scopri dopo.
• Le aule senza indirizzo email vengono saltate e conteggiate a parte.
• L'aula della sessione non si eredita: conta l'aula assegnata al singolo appuntamento.

Ogni invio viene tracciato per (sessione, aula), ed è quel tracciamento a reggere lo stato "già inviata" dell'anteprima.

🗂️ Campi chiave

Sessione formativa

Campo	Obbligatorio	Note
Data/ora inizio	Sì
Data/ora fine	No	Vuota = single-block.
Aula default	No	Ereditata dagli appuntamenti senza override.
Capienza pratica	No	Limite della giornata; il limite normativo è quello del singolo corso.
Argomento	No	Se valorizzato, vincola i corsi della sessione.
Stato	Sì	Default: pianificata.
Gruppo destinatari notifiche	No	Per notifiche operatore.
Compare a catalogo	Sì	Default: sì. Toglilo e la sessione sparisce dal catalogo corsi e dalle offerte proponibili in campagna. Decide se la sessione si mostra, non chi può iscriversi: vale anche per una sessione dedicata a un'azienda, che resta iscrivibile solo dai lavoratori di quell'azienda.
Note	No	Testo libero.

I corsi erogati dalla sessione si gestiscono come tab nel dettaglio sessione o dal wizard di pianificazione (relazione molti a molti tra sessione e corsi).

Appuntamento

Campo	Obbligatorio	Note
Sessione	Sì	FK obbligatoria.
Data/ora inizio	Sì
Data/ora fine	Sì
Aula	No	Override dell'aula default della sessione.
Link	No	Per partecipazione remota.
Note	No	Testo libero.

I docenti dell'appuntamento si gestiscono come tab nel dettaglio appuntamento o tramite il wizard. Per ogni docente si può impostare un override del costo valido solo per quell'appuntamento, con la relativa modalità tariffa (oraria, giornaliera o fissa a forfait); senza override vale il costo standard configurato per l'organizzatore. Vedi Insegnanti.

Aula / Luogo

Campo	Obbligatorio	Note
Nome	Sì	Nome completo dell'aula.
Nome breve	No	Etichetta sintetica.
Indirizzo	No	Via, comune, provincia, CAP, coordinate.
Azienda	No	Proprietaria/gestore; vuota = aula interna 3SD.
Capienza	No	Numero persone.
Digitale	No	Flag: aula virtuale.
Istruzioni	No	Accesso, parcheggio, link corso virtuale, ecc.
Tariffa unitaria	No	Costo affitto aula esterna.
Modalità tariffa	No	Giornaliera / oraria.
Attiva	No	Default: sì.

⚡ Casi particolari

• Sessione vs appuntamento - chi viene prima? La sessione viene prima: l'appuntamento ha la sessione come FK obbligatoria.
• Co-erogazione multi-corso. Una sessione può ospitare più corsi con orari diversi (es. R.B. 9-11, R.M. 9-14). Gli appuntamenti sono comuni; il dettaglio degli argomenti e degli orari per-corso si imposta nello step "Programma" del wizard di pianificazione.
• Appuntamento remoto. Aula non obbligatoria se c'è un link. Per appuntamenti misti (alcuni in presenza, alcuni remoti), ogni appuntamento è autonomo.
• Cancellare una sessione. Imposta lo stato a Cancellata. Gli appuntamenti e le iscrizioni collegate restano in archivio.
• Riprogrammare un appuntamento. Modifica data/ora dell'appuntamento esistente, non crearne uno nuovo (si perderebbero i collegamenti).
• Capienza aula vs capienza sessione. Se l'aula ha 20 posti ma la sessione prevede 25 partecipanti, il sistema non impedisce la creazione ma è un segnale di errore di configurazione.
• Conflitti rilevati ma non bloccanti. I sette tipi elencati sopra vengono mostrati come toast warning, ma non bloccano il salvataggio.

🔗 Vedi anche

• Panoramica formazione
• Pianificazione sessione - wizard end-to-end (sessione + corsi + iscritti + docenti + costi).
• Catalogo corsi
• Insegnanti - assegnazione docenti agli appuntamenti.
• Argomenti formativi - colore usato dal calendario.
• Glossario
• Emissione fattura - gli appuntamenti completati diventano righe di fattura.