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Sostituire un docente assente all'ultimo minuto

🔗 Apri nel BackOffice​

🎯 Cosa otterrai​

L'appuntamento mantiene la sua data/ora ma viene assegnato a un docente sostituto con competenza compatibile, senza riscadenzare la sessione.

🕒 Quando usarlo​

  • Quando il docente comunica un'indisponibilità a corso imminente.
  • Quando emerge un conflitto di calendario non rilevato in fase di pianificazione.

📋 Prerequisiti​

  • L'appuntamento è già pianificato in agenda.
  • Esiste almeno un altro docente con la competenza richiesta dalla variante del corso erogato.
  • Il docente sostituto è disponibile nello slot previsto.

👣 Passi​

  1. Trova un docente sostituto

    • Cosa fare: scorri l'elenco insegnanti e individua chi ha la competenza sulla variante del corso erogato e risulta disponibile nello slot temporale dell'appuntamento.
    • Dove: Formazione → Insegnanti.
    • Effetto: identifichi un candidato disponibile.

  2. Apri l'appuntamento

    • Cosa fare: dal calendario o dalla scheda sessione, apri l'appuntamento da modificare.
    • Dove: Calendario appuntamenti o dettaglio sessione.
    • Effetto: vedi l'attuale assegnazione docente.

  3. Sostituisci il docente

    • Cosa fare: rimuovi il docente originale e seleziona quello sostituto. Salva.
    • Dove: dettaglio appuntamento, sezione docenti.
    • Effetto: assegnazione aggiornata; il costo orario cambia in base alla tariffa del nuovo docente.

  4. Comunica al sostituto e agli iscritti

    • Cosa fare: al docente sostituto la lettera d'incarico viene generata e inviata automaticamente per la firma (notifica dell'Area Docente): non serve avvisarlo a mano dell'incarico. Resta invece a tuo carico, fuori dal sistema, l'eventuale comunicazione del cambio docente agli iscritti (via email o telefono): TrainingHub non invia un avviso automatico ai partecipanti per la sostituzione.
    • Effetto: il sostituto riceve la lettera da firmare; gli iscritti vengono informati da te se necessario.

✅ Come verificare​

  • Il dettaglio dell'appuntamento mostra il nuovo docente assegnato.
  • Il riepilogo costi della sessione riflette la tariffa del docente sostituto.
  • Se è coinvolta una nomina (es. addetto antincendio), la nomina è ancora valida o va aggiornata.

⚡ Casi particolari​

  • Nessun docente disponibile. Valuta un riscadenziamento dell'appuntamento (vedi Inserisci appuntamento extra per aggiungere una nuova data).
  • Docente con tariffa diversa. Il costo docenze della sessione cambia: comunicalo all'amministrazione se influisce sulla fatturazione.
  • Sostituzione di uno di due docenti. Se il corso supera la soglia partecipanti che richiede due docenti, sostituisci solo quello assente: l'altro resta sull'appuntamento. Verifica che la coppia finale copra ancora le competenze richieste.
  • Sostituzione tardiva. Se la sostituzione avviene a corso già iniziato, registra comunque il cambio per coerenza dei costi e dello storico. Lo storico non sta sull'appuntamento - che conserva solo i docenti attuali, senza traccia dei precedenti - ma sulla lettera d'incarico: ogni aggiunta o rimozione di un docente ne genera una nuova versione e archivia la precedente con il motivo del cambio.
  • Suggerimento docenti per competenza. Il pulsante "Suggerisci docenti per skill", che filtra i docenti idonei alla variante del corso, è disponibile solo nel wizard di pianificazione sessione. In una sostituzione fuori-wizard l'individuazione del sostituto si fa scorrendo l'elenco insegnanti e verificando manualmente competenza e disponibilità.

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