Notifiche a docenti e aule
🎯 Cosa fa
Accompagnano il docente lungo tutto l'incarico: la richiesta di disponibilità, la lettera d'incarico da firmare, i promemoria prima della lezione e i solleciti dopo, finché presenze e registro non sono a posto. Alle aule arrivano la richiesta di disponibilità e l'eventuale annullamento. Le email ai docenti vanno all'indirizzo del loro account: cosa vede il docente quando le riceve è nella guida Area Docente.
🧩 Concetti
La richiesta di disponibilità apre la sessione
Una sessione nasce da programmare: finché i docenti non vengono interpellati, la sessione resta nascosta nella loro area e i promemoria non partono. L'invio della richiesta di disponibilità è l'atto che la rende visibile a tutti i docenti assegnati.
Una sessione annullata torna nascosta: sparisce dall'area docente, i promemoria e i solleciti delle sue giornate si fermano, e la richiesta di disponibilità, ai docenti come alle aule, non la include più, nemmeno quando si chiede un intervallo di date. Un docente aggiunto dopo l'annullamento non riceve la lettera d'incarico, e gli incarichi rimasti in attesa di firma non generano più solleciti, né al docente né allo staff.
Per questo la lettera d'incarico non parte prima: il docente riceverebbe un incarico da firmare per un corso che nella sua area non trova, e prima ancora che gli si chieda se è disponibile. La richiesta di disponibilità è anche l'annuncio della lettera: il docente conferma firmandola e rinuncia rifiutandola, con un motivo facoltativo.
Solleciti a soglie, in un'email sola
I solleciti dopo la lezione si ripetono a più soglie finché la situazione non si risolve, e raccolgono in un'unica email per docente tutte le giornate in sospeso: un docente con tre registri da caricare riceve una email, non tre.
📬 Email ai docenti
| Notifica | Quando parte | Contenuto | Stato |
|---|---|---|---|
| Richiesta disponibilità docenza | Dai pulsanti Richiedi disponibilità docente (una giornata, un intervallo o tutta la sessione) | Una email per docente, con tutte le giornate richieste e il link all'area docente: il docente conferma firmando la lettera d'incarico, rinuncia rifiutandola | Su richiesta |
| Lettera d'incarico da firmare | All'assegnazione, solo se la sessione è già aperta; altrimenti la annuncia la richiesta di disponibilità | Link per aprire e firmare la lettera | Attiva |
| Lettera aggiornata da rifirmare | Quando la lettera già inviata viene invalidata e riemessa | Motivo dell'aggiornamento e link per rifirmare | Attiva |
| Incarico revocato | Alla revoca dell'incarico | Motivo della revoca | Attiva |
| Sollecito firma lettere | Dai pulsanti Invia sollecito firma (su un periodo) e Sollecita firma incarichi (su una sessione) | Numero di lettere in attesa e link all'area docente | Attiva |
| Promemoria appuntamento | Alle 17:00, 5 giorni prima della lezione (una lezione aggiunta più tardi lo riceve comunque, fino al giorno prima), una volta sola | Corso, data e orario, aula, link all'area docente | Attiva |
| Giornate da preparare | Ogni giorno alle 17:00, a 7 e a 2 giorni dalla giornata, finché non viene preparata | Le giornate ancora senza argomenti e senza test, con numero di iscritti, mansioni e ATECO, e il link all'area docente | Attiva |
| Registrare le presenze | Un'ora prima della fine dell'ultima lezione della giornata, se c'è almeno un registro ancora aperto | Invito a registrare le presenze dall'area docente, con il link | Attiva |
| Presenze non confermate | Ogni giorno alle 17:00, a 2, 5 e 10 giorni dalla lezione | Le giornate con presenze ancora da confermare, con il link all'area docente | Da attivare |
| Registro firmato non caricato | Ogni giorno alle 17:00, a 5, 10 e 20 giorni dalla lezione | Le giornate senza la scansione del registro firmato, con il link all'area docente | Da attivare |
Il link punta all'indirizzo pubblico dell'applicativo (impostazione ApplicationData:Endpoints:BackOffice, diversa per ogni istanza).
🏫 Email alle aule
| Notifica | Quando parte | A chi | Stato |
|---|---|---|---|
| Richiesta disponibilità aula | Dai pulsanti Richiedi disponibilità aule (vedi Sessioni e appuntamenti) | L'email dell'aula, una sola email per aula con tutte le giornate richieste | Su richiesta |
| Sessione annullata | All'annullamento della sessione | Solo le aule a cui era già partita la richiesta di disponibilità | Attiva |
⚡ Casi particolari
- Corsi FondItalia e registro. Il sollecito "Registro firmato non caricato" non riguarda le edizioni FondItalia: lì il registro vidimato lo carica la segreteria, non il docente.
- Promemoria di fine giornata. Parte una volta per docente e per giornata. Se l'orario dell'ultima lezione cambia, può ripartire sul nuovo orario; se il controllo salta quell'ora, non viene recuperato.
- Docente senza account. Un docente assegnato senza un account con email non riceve nulla, e una sessione senza docenti raggiungibili non si apre con la richiesta di disponibilità e resta nascosta finché qualcuno non ne cambia lo stato dalla griglia sessioni. Va sistemato l'accesso (vedi Dare accesso a un docente).
- Solleciti su presenze e registro spenti. "Presenze non confermate" attende la conferma del cliente; "Registro firmato non caricato" è sospeso su sua richiesta, per non caricare i docenti di email nel primo periodo.
- Avvisi all'ufficio. Rifiuto e lettera ferma arrivano allo staff, non al docente: vedi Staff.
🔗 Vedi anche
- Guida Area Docente - lettera d'incarico, preparazione della giornata, registro presenze.
- Sessioni e appuntamenti - da dove partono le richieste di disponibilità.
- Staff - gli avvisi all'ufficio sugli incarichi.