Notifiche a lavoratori e aziende
🎯 Cosa fa​
Sono le email che escono verso l'esterno: convocazioni ai corsi, avvisi di annullamento, consegna degli attestati, copie di cortesia delle fatture, campagne sulle scadenze formative e richieste di documenti per la formazione finanziata. Per sapere a quale indirizzo arriva ciascuna vedi A chi scrive il sistema.
📬 Elenco​
| Notifica | Quando parte | A chi | Contenuto | Stato |
|---|---|---|---|---|
| Convocazione al corso | Ogni giorno alle 07:00 e alle 14:00, per i corsi che iniziano nei 7 giorni successivi, e di nuovo a 2 giorni dall'inizio (vedi sotto). Anche a mano, dal calendario o dalla scheda formativa | Sempre l'azienda, sui contatti "Email scadenze"; anche il lavoratore, se ha un'email propria | Tutte le giornate del corso, con orari e sedi o link | Attiva |
| Sessione annullata | All'annullamento della sessione | Per tutti gli iscritti, confermati e in attesa: l'azienda sui contatti "Email scadenze", e il lavoratore se ha un'email propria | Avviso di annullamento con corsi e date | Attiva |
| Consegna attestati di frequenza | Entro circa 15 minuti da quando l'attestato può uscire (vedi sotto) | Azienda | Gli attestati in allegato, fino a 15 per email: oltre, l'invio si divide in più email | Attiva |
| Copia di cortesia della fattura | Quando lo SdI segna la fattura come consegnata o non recapitata. Anche a mano, dalla scheda fattura | Azienda | Il PDF leggibile della fattura | Attiva |
| Campagna semestrale scadenze | Dalla pagina Campagne scadenze | Azienda, sui contatti "Email scadenze". Il lavoratore non riceve mai email di scadenza | Le scadenze formative, con il prospetto scadenze e il catalogo in allegato | Su richiesta |
| Sollecito iscrizioni | Dalla pagina Campagne scadenze | Azienda, sui contatti "Email scadenze" | I corsi in programma utili a coprire le scadenze | Su richiesta |
| Comunicazione stato compliance | Dal Prospetto azienda della dashboard compliance | I contatti "Email scadenze" proposti nel popup, modificabili | Percentuale di compliance e PDF di dettaglio | Su richiesta |
| Prospetto formativo | Dal pulsante Stampa prospetto | Azienda | Il prospetto formativo aggiornato in PDF | Su richiesta |
| Richiesta Allegato D e C.I. (FondItalia) | Al passaggio del progetto a Presentato. Anche a mano, dalla scheda progetto | Ogni azienda del progetto con un contatto email | Richiesta dell'Allegato D firmato e della carta d'identità del legale rappresentante | Attiva |
| Comunicazione massiva alle aziende | Su richiesta al fornitore | Aziende selezionate o filtrate | Testo libero definito sul modello | Su richiesta |
🧩 Dettagli per voce​
Convocazione al corso​
L'invio automatico guarda i corsi la cui prima giornata cade nei 7 giorni successivi: un corso creato tre giorni prima dell'inizio viene quindi convocato al primo passaggio utile, non si perde. Un corso già iniziato invece non si convoca più in automatico: chi viene iscritto il giorno stesso dopo l'inizio non riceve la convocazione, che resta possibile a mano.
Il secondo invio. A 2 giorni dall'inizio del corso il riepilogo riparte, identico, come promemoria. Lo riceve solo chi era stato convocato almeno 4 giorni prima dell'inizio, a mano o in automatico: chi è stato convocato più tardi riceve una sola email, perché due a un giorno di distanza sarebbero una di troppo. Anche un riepilogo rimandato a mano fra la prima convocazione e i 2 giorni vale come secondo invio. In tutto, quindi, ogni lavoratore riceve al massimo due convocazioni automatiche per corso.
Si può anche mandare a mano, premendo "Invia convocazioni" dal pannello dettaglio di un appuntamento o dalla scheda formativa del lavoratore (vedi Sessioni e appuntamenti). Due modalità :
- Solo la giornata - l'orario di quella giornata, dall'inizio alla fine delle sue fasce, e le sue sedi.
- Riepilogo - un'unica email con tutte le giornate della sessione, ciascuna col proprio orario. Le sedi si accorpano in una frase sola quando sono le stesse per tutte le giornate.
Le due modalità sono due comunicazioni diverse e si tracciano separatamente: un promemoria di singola giornata mandato a mano non impedisce al riepilogo automatico di partire, e viceversa.
Le sedi compaiono come indirizzi, mai col nome dell'aula; una giornata online dice che si terrà online e riporta il link.
Una email per azienda e per corso, più quella del lavoratore. L'azienda riceve sempre la convocazione, sui contatti "Email scadenze", una email per corso: cinque lavoratori della stessa azienda sullo stesso corso fanno partire una sola email con l'elenco, compresi quelli che ricevono anche la propria. Il lavoratore con un indirizzo proprio riceve infatti anche la sua, con le indicazioni e il link della sua giornata; se il suo indirizzo è uno dei contatti "Email scadenze" dell'azienda, parte solo quella aziendale. Se una giornata eroga più corsi insieme e l'azienda ha lavoratori su due di quei corsi, le email sono due, perché orario e sedi possono cambiare da un corso all'altro.
Prima di inviare a mano, il popup mostra l'anteprima del testo reale e il bottone dichiara quante email partiranno: di solito meno dei lavoratori in tabella. Chi non ha né un indirizzo proprio né un'azienda raggiungibile compare come non raggiungibile, con il motivo, e non viene contato.
Consegna attestati​
L'attestato esce quando è stato emesso e si apre il suo cancello di consegna, che dipende dall'organizzatore del corso:
- Corsi fatturati - quando la fattura collegata risulta incassata.
- Corsi FondItalia (organizzatore che non fattura) - quando per il progetto e l'azienda del lavoratore è stato caricato il Cedolone aziendale.
Il reinvio a mano per azienda è sempre disponibile. Dettaglio in Attestati.
Campagne scadenze​
La campagna e il sollecito iscrizioni partono dalla pagina Campagne scadenze, che mostra l'anteprima prima dell'invio.
- Scrivono solo all'azienda, ai contatti "Email scadenze", con prospetto scadenze e catalogo in allegato. Il lavoratore non riceve mai email di scadenza.
- L'opzione Solo aziende iscritte a FondItalia restringe l'invio alle aziende con un'iscrizione FondItalia attiva.
Richiesta Allegato D e C.I.​
Al passaggio del progetto a Presentato ogni azienda del progetto riceve la richiesta, una volta sola. Il bottone Richiedi documenti alle aziende, nella card Aziende partecipanti della scheda progetto, serve a reinviarla o a raggiungere le aziende aggiunte dopo. Se l'invio automatico non riesce, il cambio di stato lo segnala.
La richiesta non contiene ancora i dati degli iscritti, e il ritorno dei documenti si registra caricandoli sul progetto.
⚡ Casi particolari​
- Azienda senza contatti email. Attestati, copia di cortesia, compliance, prospetto e richiesta documenti non partono: l'indirizzo va aggiunto fra i contatti dell'azienda.
- Azienda senza "Email scadenze". Convocazione, annullamento, campagne e solleciti non le arrivano: il contatto generico non riceve queste comunicazioni. Il lavoratore con un'email propria riceve comunque la sua convocazione, e il popup segnala la copia aziendale non inviabile.
- Lavoratore irraggiungibile. Per convocazione e annullamento, un lavoratore senza email la cui azienda non ha contatti "Email scadenze" viene escluso dall'invio.
- Chi segnala un promemoria che non parte. Per le sessioni con prima giornata entro 7 giorni, i lavoratori irraggiungibili e le copie aziendali non inviabili producono ogni mattina l'attività Promemoria non inviabili e un'email all'ufficio (vedi Attività automatiche e Staff).
🔗 Vedi anche​
- Panoramica notifiche - stati, destinatari, storico invii.
- Sessioni e appuntamenti - le azioni di invio convocazione.
- Emissione fattura - la copia di cortesia.
- Conformità formativa - l'invio della comunicazione compliance.