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Pianificazione sessione formativa

🔗 Apri nel BackOffice​

🎯 Cosa fa​

Lo strumento di pianificazione ti permette di creare in pochi passaggi una sessione formativa completa. Sono otto step: imposti la giornata, scegli uno o più corsi che vengono erogati in quella giornata, fissi date e sedi, definisci il programma (argomenti trattati per corso), assegni i docenti, iscrivi i lavoratori, rileggi il riepilogo dei costi - ed è avanzando da lì che la sessione viene confermata - e infine gestisci i documenti della sessione.

🕒 Quando usarlo​

  • Quando un cliente ti chiede di organizzare una nuova edizione di un corso.
  • Quando devi raggruppare in una sessione le richieste in coda di lavoratori che attendono il prossimo corso.
  • Quando dallo scadenziario formazioni emergono lavoratori in scadenza che vanno iscritti.
  • Quando organizzi una giornata multi-livello (es. antincendio R.B./R.M./R.A. nello stesso giorno con orari diversi) o una co-erogazione che condivide aula e docenti su più corsi.

🧩 Concetti​

  • Sessione: la giornata fisica (o più giornate consecutive) durante cui si svolge l'attività formativa. Una sessione può erogare uno o più corsi.
  • Argomento (opzionale): tema didattico della sessione (es. "Antincendio"). Se lo imposti, il combobox dei corsi nello step "Corsi" si filtra a quel tema; se lo lasci libero, puoi co-erogare corsi di temi diversi.
  • Appuntamento: una finestra oraria della sessione, con sede.
  • Programma: la matrice corso × argomento che fissa cosa viene trattato in ogni corso della giornata, con eventuali sotto-finestre orarie.
  • Coda richieste: l'elenco di lavoratori in attesa di un futuro corso.

📋 Punti d'ingresso​

Il wizard può partire da diversi punti, e la prima informazione precompilata cambia di conseguenza:

Da dove partiCosa è già compilato
Coda richieste → "Pianifica sessione"Variante formativa + iscritti dalla coda
Scadenziario compliance → "Pianifica sessione"I lavoratori selezionati, pre-arruolati
Profilo lavoratore → "Pianifica sessione"Variante formativa + quel lavoratore
Calendario appuntamenti → "Nuova Sessione"Niente, a meno che tu non abbia un filtro corso attivo sul calendario: in quel caso il corso è già proposto
Scheda progetto FondItaliaLa sessione già collegata al progetto

Dalla lista corsi il wizard non parte: non c'è un comando "Nuova sessione" sul catalogo.

Dalla lista sessioni il wizard non parte

Nella griglia Sessioni formative i due comandi fanno altro:

  • Aggiungi apre il form standard della sessione, non il wizard. Per pianificare passa da uno dei punti d'ingresso qui sopra.
  • Duplica apre la finestra Duplica sessione, che esegue una copia immediata della sessione esistente: non ti porta dentro il wizard con i dati clonati.

👣 Passi​

  1. Apri il wizard da uno dei punti d'ingresso.
  2. Step 1 - Sessione: imposta data di inizio e (opzionalmente) un argomento. La sessione viene salvata come bozza.
  3. Step 2 - Corsi: aggiungi uno o più corsi che verranno erogati in questa giornata. Qui scegli quali corsi, non quando: gli orari differenziati (es. R.B. 9-11, R.M. 9-14, R.A. 9-17) si impostano allo step Programma, corso per corso dentro ciascun appuntamento. Un corso senza finestra propria copre l'intero appuntamento.
  4. Step 3 - Date e sedi: imposta data, orari e sede degli appuntamenti fisici. Eventuali conflitti compaiono come avvisi.
  5. Step 4 - Programma: compila la matrice corso × argomento che indica cosa viene trattato in ciascun corso della giornata (vedi sotto). Lo step è presente quando ci sono corsi e appuntamenti da programmare.
  6. Step 5 - Docenti: assegna i docenti agli appuntamenti. Il pulsante "Suggerisci docenti per skill" propone automaticamente i docenti che hanno le competenze richieste dai corsi della sessione.
  7. Step 6 - Iscritti: aggiungi i lavoratori scegliendo per ognuno il corso a cui partecipa. Hai tre bottoni: "Aggiungi da coda" (con il numero di richieste pending accanto, totale su tutti i corsi della sessione), "Aggiungi da scadenziario" (l'assegnazione al corso giusto avviene automaticamente in base alla scadenza del lavoratore) e "Iscrivi lavoratore (facoltativo)" - vedi sotto.
  8. Step 7 - Riepilogo: rileggi tutto e controlla i costi stimati per corso. La sessione viene confermata quando avanzi da qui allo step successivo: è in quel momento che passa da bozza a aperta e le richieste in coda risultano soddisfatte. Se la conferma fallisce, il wizard ti riporta sul Riepilogo con l'errore.
  9. Step 8 - Documenti: carica e verifica i documenti della sessione - quelli dell'intera sessione e quelli raccolti giornata per giornata (vedi sotto) - e chiudi il wizard con Concludi.

Iscrizione facoltativa​

Il terzo bottone dello step Iscritti, "Iscrivi lavoratore (facoltativo)", serve al caso in cui il corso della sessione non è dovuto a quel lavoratore: nessuna scadenza, nessuna richiesta in coda, nessun obbligo formativo. Apre un popup dove scegli il lavoratore e il corso; l'iscrizione appena creata si apre subito in modifica nella griglia degli iscritti, così puoi completarne i dati.

Una formazione iscritta per questa via resta facoltativa: non entra nel calcolo di compliance del lavoratore. Vedi Scheda formativa.

Step 4 - Programma​

In questo step compili una matrice corso × argomento: una riga per ogni corso della giornata, e per ciascuno scegli gli argomenti effettivamente trattati (puoi attingere al catalogo degli argomenti di dettaglio o inserirne uno ad hoc). Per ogni argomento puoi indicare una sotto-finestra oraria all'interno dell'orario del corso, utile quando una giornata copre più moduli in sequenza.

Il popup di scelta dal catalogo non ti mostra tutti gli argomenti esistenti: parte dagli argomenti tipici della variante normativa del corso, cioè quelli che qualcuno ha già associato a quella variante. È una lista pre-costruita, da spuntare: se un argomento serve spesso per una certa variante, conviene registrarlo lì una volta e ritrovarlo pronto a ogni sessione.

Mentre compili, il wizard somma le ore programmate per corso e le confronta con il monte ore minimo previsto dalla variante normativa del corso. Se la copertura è insufficiente compare l'avviso "monte ore non raggiunto": è informativo, segnala i corsi sotto soglia ma non blocca l'avanzamento. Tocca a te decidere se integrare il programma o procedere.

Se torni indietro allo step "Date e sedi" e modifichi gli orari degli appuntamenti, le sotto-finestre del programma che cadono fuori dai nuovi orari vengono azzerate: il wizard te lo segnala e ti invita a ricontrollare la matrice.

In cima allo step trovi una riga di badge che riassumono la sessione: numero di corsi, di appuntamenti, di docenti e di iscritti, più un badge di esito - "Nessun conflitto" in verde, oppure il conteggio dei conflitti rilevati in giallo.

Il riepilogo della stima è suddiviso in tre voci:

  • Iscrizioni - prezzo del corso × numero iscritti, scontato per azienda quando esiste una convenzione attiva alla data di inizio sessione. Se la sessione eroga più corsi, vedi una riga per ogni combinazione (azienda, corso); se più aziende hanno convenzioni diverse, le righe sono ulteriormente distinte.

  • Docenze - costo di ogni docente assegnato agli appuntamenti, secondo la modalità configurata sul suo costo:

    • oraria → ore × tariffa;
    • giornaliera → tariffa una volta per giornata, indipendentemente dalle ore di quel giorno;
    • a corpo → importo fisso, che non dipende né dalle ore né dai giorni. Se tutte le righe del docente sono a corpo, la riga di riepilogo lo dice esplicitamente («Docente X (a corpo)») e non mostra ore né tariffa.

    Le tre modalità possono convivere sullo stesso docente nella stessa sessione: il totale è la somma dei tre pezzi. La modalità si eredita dall'anagrafica costi del docente per organizzatore, ma può essere sovrascritta sul singolo appuntamento; solo l'override di appuntamento può essere "a corpo".

  • Aule - costo delle aule esterne, con le stesse tre modalità: oraria, giornaliera (× giornate distinte) e a corpo (importo fisso). Vale la stessa regola: l'anagrafica dell'aula ammette solo oraria o giornaliera, "a corpo" si imposta sull'appuntamento. Le aule interne o virtuali non compaiono.

Le tre voci non si sommano fra loro: le Iscrizioni sono ricavi attesi, Docenze e Aule sono costi. Il riepilogo mostra quindi tre grandezze distinte - totale ricavi, totale costi e margine (ricavi − costi) - non un unico "Totale".

La stima è informativa: è il valore atteso prima della fatturazione e potrai ancora modificare i singoli importi al momento dell'emissione fattura.

Se la sessione è candidabile a progetto FondItalia, in fondo al riepilogo compare il bottone "Crea progetto FondItalia" (visibile solo a chi può creare progetti): apre il popup di creazione del progetto già agganciato a questa sessione. Se la sessione non è eleggibile, il bottone non compare affatto.

Step 8 - Documenti e sessione "gestita"​

L'ultimo step raccoglie i documenti in due blocchi.

In alto la card "Documenti della sessione": una riga per ogni tipo di documento previsto per l'intera sessione (consenso privacy, gradimento, fotografie e gli altri allegati statici o generati). Per ogni riga vedi l'icona di stato e, se il tipo lo prevede, il bottone Genera: compare solo quando esiste davvero un modello o un report da cui generare il documento - con la libreria vuota il bottone non c'è, non ottieni più un messaggio di errore dopo il click.

Alcuni tipi accettano più file e al posto del singolo slot mostrano l'elenco dei documenti caricati: le fotografie e i cinque documenti ATS (avvio corso, calendario verifiche finali, verifiche finali, comunicazione di fine corso, tracciato elettronico). Restano documenti del corso, non della singola giornata: se scansioni tutte le verifiche insieme, il file unico va bene lo stesso.

Il Riepilogo partecipanti si genera da qui: scarica un foglio Excel con l'elenco degli iscritti - anagrafica, codice fiscale, azienda, sede e data del corso - nel tracciato che serve per preparare gli attestati. Il file non viene archiviato: te lo scarichi e lo usi. La prima colonna, N°, riporta il codice dell'attestato del lavoratore: resta vuota finché l'attestato non è stato registrato. Chi ha rinunciato (iscrizione annullata) non compare nell'elenco.

Sotto, quando la sessione ha almeno una giornata, la matrice "Documenti per giornata": una riga per ogni appuntamento (con data e sede) e una colonna per ciascuno dei quattro tipi che si raccolgono giorno per giorno - registro presenze e test di apprendimento (obbligatori), test pratico e test di conoscenza della lingua italiana (facoltativi). Clicca una cella per aprire il popup con l'elenco dei file già caricati e l'uploader. Tutto il resto dei documenti resta di sessione, non di giornata.

Nella matrice il bottone Genera sta dentro la cella, e genera per quella giornata: il registro presenze esce già intestato a quell'appuntamento, con i corsi in programma e i suoi iscritti. Come nella card in alto, compare solo dove c'è davvero un modello o un report da cui generare.

Le icone di stato, sia nella card che nella matrice, dicono a colpo d'occhio cosa manca:

  • ● verde - documento presente.
  • ○ rosso - manca un documento obbligatorio.
  • ⚠ giallo - manca un documento facoltativo.
  • 🔒 - solo sul registro presenze: la giornata è stata chiusa digitalmente. Il tooltip riporta la data di chiusura; da qui non puoi più né sostituirlo né eliminarlo.

Il registro presenze è lo stesso file, da qualunque parte lo carichi. La cella della matrice e l'Area Docente (dove il docente lo carica dopo la lezione) scrivono nello stesso archivio: non sono due copie separate. Una volta che il registro di una giornata viene chiuso digitalmente - l'atto che fa scattare il completamento formativo dei lavoratori - resta consultabile ma non più modificabile da nessuna delle due strade.

Il bottone "Segna come gestito" si abilita solo a completezza piena: ogni documento obbligatorio della sessione deve essere archiviato e il registro presenze e il test di apprendimento devono esserci su ogni appuntamento della sessione. Una sessione senza date non è mai gestibile, anche con tutti i documenti di sessione a posto: non c'è nessuna giornata su cui verificare registro e test. Se manca qualcosa il sistema rifiuta con un messaggio esplicito.

Una sessione gestita diventa di sola lettura in tutto il wizard: in cima compare l'avviso "Sessione gestita (sola lettura). Usa «Annulla gestione» nello step Documenti per modificare." e i comandi di modifica spariscono da tutti gli step. Per rimetterci mano usa "Annulla gestione" in questo stesso step.

⚡ Casi particolari​

  • Chiusura a metà: se chiudi il wizard prima della conferma, la sessione rimane salvata come bozza. Per riprenderla apri il calendario appuntamenti, seleziona un appuntamento di quella sessione e usa il bottone "Modifica sessione" (l'icona con la penna nel pannello di dettaglio). Dalla griglia Sessioni formative il wizard non si apre.
  • Conflitti: i conflitti rilevati sono solo avvisi informativi - non bloccano la conferma. Tocca a te valutare se procedere o tornare indietro a sistemare. I tipi rilevati sono sette: docente sovrapposto, sede sovrapposta, aula non disponibile, iscritti oltre capienza, soglia docente, lavoratore in più sessioni, lezione mancante.
  • Cambio argomento dopo aver aggiunto corsi: se hai già aggiunto corsi nello step "Corsi" e poi torni allo step "Sessione" per cambiare l'argomento, il sistema blocca il cambio se i corsi attuali non appartengono al nuovo argomento. Devi prima rimuovere i corsi incompatibili.
  • Aggiungi da scadenziario in giornata multi-corso: ogni lavoratore selezionato viene iscritto al corso della sessione che corrisponde alla sua scadenza. I lavoratori con scadenza non coperta da nessun corso della sessione vengono saltati con un avviso.
  • Coda automatica: alla conferma il sistema marca "soddisfatta" ogni richiesta ancora in attesa dei lavoratori iscritti, per la variante formativa di ciascun corso della sessione - non solo quelle che avevi pescato con "Aggiungi da coda". Se un lavoratore era in coda per quella variante ed è finito nella sessione per un'altra strada (scadenziario, iscrizione facoltativa), la sua richiesta si chiude lo stesso, con il riferimento a questa sessione.

🔗 Vedi anche​