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Onboarding di un nuovo cliente

🔗 Apri nel BackOffice​

🎯 Cosa otterrai​

Un'azienda cliente operativa nel sistema, con sedi, referenti, lavoratori e relative mansioni e rischi: tutto quanto serve per pianificare la formazione e fatturare i corsi erogati.

🕒 Quando usarlo​

  • All'avvio di un nuovo rapporto con un'azienda cliente.
  • Quando si converte un'azienda esistente in cliente (es. era solo fornitore).

📋 Prerequisiti​

  • Partita IVA dell'azienda (e codice fiscale se diverso).
  • Codice ATECO (per il livello di rischio di default).
  • Eventuale CCNL applicato.
  • Elenco delle sedi operative.
  • Elenco dei referenti aziendali con email/telefono.
  • Elenco dei lavoratori da registrare, con mansione di ciascuno.

👣 Passi​

  1. Crea l'anagrafica azienda

    • Cosa fare: compila ragione sociale, partita IVA, codice fiscale, indirizzo legale, codice ATECO, ruolo "cliente". Per clienti UE, clicca Valida VIES.
    • Dove: Aziende → Aziende → "Nuova".
    • Effetto: azienda salvata, livello rischio proposto da ATECO.

  2. Aggiungi le sedi operative

    • Cosa fare: per ogni indirizzo fisico (uffici, stabilimenti, cantieri) crea una sede con nome e indirizzo.
    • Dove: Aziende → Sedi → "Nuova".
    • Effetto: sedi disponibili come luogo di formazione e indirizzo fattura.

  3. Registra i referenti

    • Cosa fare: inserisci nome, email, telefono e ruolo (amministrativo, HR, tecnico) di ogni contatto.
    • Dove: Aziende → Contatti azienda.
    • Effetto: contatti utilizzabili per comunicazioni e convocazioni.

  4. Definisci le mansioni necessarie

    • Cosa fare: se le mansioni non esistono ancora, creale (a livello globale o specifiche per quest'azienda). Imposta il livello di rischio base.
    • Dove: Lavoratori → Mansioni.
    • Effetto: le mansioni saranno selezionabili al momento della registrazione lavoratore.

  5. Registra i lavoratori

    • Cosa fare: per ogni dipendente, inserisci anagrafica, codice fiscale, azienda di appartenenza, sede, mansione, ruolo aziendale (lavoratore / preposto / dirigente), data inizio rapporto.
    • Dove: Lavoratori → Lavoratori → "Nuovo".
    • Effetto: il lavoratore eredita rischi della mansione e dell'azienda.

  6. Verifica/correggi i rischi

    • Cosa fare: apri la scheda di ogni lavoratore e controlla i rischi ereditati a cascata (ATECO → azienda → mansione → lavoratore). Se per un lavoratore serve un livello diverso da quello ereditato, modificalo manualmente sulla sua scheda — il flag "forzato" resta visibile a scopo di audit.
    • Dove: Lavoratori → Rischi.
    • Effetto: ogni lavoratore ha un quadro rischi completo, base per calcolare i corsi obbligatori.

✅ Come verificare​

  • L'azienda compare nell'elenco aziende attive con livello di rischio popolato.
  • Le sedi sono visibili nel tab dedicato della scheda azienda.
  • Nella scheda azienda il tab Conformità formativa mostra i lavoratori appena registrati con la formazione obbligatoria calcolata.

⚡ Casi particolari​

  • Cliente già esistente come fornitore. Non duplicare l'anagrafica: apri l'azienda esistente e aggiungi il ruolo "cliente".
  • Codice ATECO non noto. Inserisci il codice il prima possibile — finché manca, il livello di rischio aziendale resta non calcolato.
  • Lavoratore con più mansioni. Aggiungile in sequenza dalla scheda lavoratore: il sistema gestisce mansioni multiple in parallelo.
  • Comunicazioni dirette ai dipendenti. Il flag "comunicazioni dirette" sull'azienda va attivato solo con il consenso esplicito del cliente.
  • Convenzione commerciale. Se al cliente sono stati concessi sconti commerciali su categorie di corso, dopo la registrazione collega l'azienda alla convenzione attiva (vedi Convenzioni). Senza convenzione gli sconti non vengono applicati al wizard fattura.

⚠️ Domande aperte​

  • Ruoli dei contatti azienda. I ruoli proposti dal form Contatti azienda (amministrativo, HR, tecnico) sono indicativi: verificare le voci esatte usate dal sistema e aggiornare lo step 3.

🔗 Vedi anche​